Wie ich mit E-mails zurechtkomme

Camilla/ August 23, 2010/ Werkzeugkasten, Zeitmanagement

Dauerthema E-mail: Da die Kollegen von imgriff.com gerade die „Inbox-Zero-Tipps“ von Kevin Rose als Link am Morgen hatten, inspiriert mich das, aufzuschreiben, wie ich denn mit der Flut von E-mails zurechtkomme, die tagtäglich in meinem Postfach landet.

Ich sorge in der Hinsicht nämlich nicht gerade für wenig Input: Beruflich ist e-mail mein Haupt-Kommunikationsmedium, auch privat mache ich eine Menge über Mail (SMS schreibe ich nur, wenn es nicht anders geht – das Tippen auf dem Handy ist mir zuwider), ich bin auf einigen Mailinglisten, und dann sind da noch die unvermeidlichen Newsletter von Diensten, bei denen ich angemeldet bin, Kommentar-Benachrichtigungen vom Blog und so weiter. Eine ziemlich produktivitätstötende Informationsflut, möchte man meinen. Wie bleibe ich trotzdem „obenauf“?Dafür habe ich einige Strategien. Da ich mit zwei verschiedenen Clients mit verschiedenen Möglichkeiten arbeite, hat sich für Outlook auf der einen und Thunderbird auf der anderen Seite jeweils eine eigene Strategie ergeben.

Für Outlook, das ich ausschließlich im Büro verwende, ist das folgende:

• Nichts bleibt im Eingang. Für jedes Projekt habe ich einen eigenen Unterordner, in den ich Mails sofort einsortiere. Muß etwas getan werden, wird es als Aufgabe geflaggt.
• Ich nutze ausgiebig Suchmöglichkeiten, etwa das Xobni-Addon oder auch die eingebaute Suche von Outlook.
• Mails, auf die ich später noch zurückgreifen möchte oder zu denen ich mir Notizen machen möchte, werden an OneNote gesendet.
• In meiner Aufgabenliste arbeite ich mit Tags: muß ich jemanden anrufen (da wird auch, wenn der Kunde eine bestimmte Zeit angegeben hat, zu der er erreichbar ist, ein Reminder eingestellt), warte ich auf Informationen von Kollegen?
• Ich verlasse mich allerdings nicht allein auf Outlook: Das Herz meiner Aufgabenorganisation bildet auch im Büro Thinkingrock.

Zuhause nutze ich im Wesentlichen das flexible Setup für Thunderbird, das Marcel Weiss auf imgriff einmal beschrieben hat. Mit einer Modifikation: ich verschiebe einmal monatlich alle Mails des vorigen Monats in einen Archivordner, damit Thunderbird sich nicht mit einem Posteingang abmühen muß, der mehrere tausend Mails umfaßt. Der wichtigste meiner virtuellen Ordner ist der „ungelesen“-Ordner. Die Suche dafür habe ich so eingestellt, daß sie Mails von Mailinglisten ausnimmt – die lese ich, wenn ich gerade Zeit dafür habe. Diesen Ordner überfliege ich immer als erstes. Was ich nicht brauche, wird sofort gelöscht. Die wenigen übrigen Mails werden gegebenenfalls mit Tags versehen, über die sie dann wieder in andere virtuelle Ordner einsortiert werden – der wichtigste davon ist heißt schlicht „machen“ und enthält alle Mails mit dem Tag „zu erledigen“. Falls mir sofort etwas dazu einfällt, lege ich über das Plugin Xnote eine Notiz an (das können Stichpunkte für eine Antwort sein oder Informationen, was genau zu tun ist). Ist eine Aufgabe erledigt, wird dieser Tag entfernt. Andere Mails, etwa Benachrichtigungen über Kommentare von meinem Blog, werden automatisch mit „zu erledigen“ geflaggt. Habe ich den Kommentar moderiert bzw. beantwortet, kann ich die Mail in 95% der Fälle ohnehin löschen.

Da ich auf mehreren Rechnern arbeite (Netbook, Desktop-Rechner und portabler Thunderbird auf USB-Stick), ist IMAP eine sehr segensreiche Erfindung für mich: So sind Mails, die ich etwa unterwegs auf dem Netbook als „zu erledigen“ tagge, bereits entsprechend markiert, wenn ich mich zuhause auf dem Desktop einlogge.

Und ganz allgemein gilt: Die „Entf“-Taste ist mein bester Freund. Ist sofort offensichtlich, daß ich eine Mail nicht (mehr) brauche (etwa den wöchentlichen Bericht von XinG oder der GMX-Spamschutz-Report), wird sie gelöscht.