Camilla Kutzners Schreibstube

Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema.
Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

  • E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
  • A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
  • M – „maybe/someday“. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die „ich würde gerne mal“- Dinge.
  • I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
  • R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die „maybe/someday“-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als „da hatte ich doch mal eine Idee“-Reserve).
  • W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

camilla

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6 Antworten zu “Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details”

  1. Dein System erinnert mich an den Hipster PDA (http://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda). Mich überzeugte die Stabilität des Ganzen nicht, obwohl ich glaube, dass der Hipster PDA noch mit Gummibändern zusätzlich gesichert werden kann.

    Ich bin dann zu einem herkömmlichen Timer, mit Kalender und Adressen usw., übergegangen. Allerdings habe ich anfänglich eine ähnliche Einteilung wie Du eingeführt, also Eingang, Ablage, längerfristiges, Vielleicht…

    Mir wurde das dann schnell zu komplex. Seit dem habe ich eine „Inbox“, in alles eingetragen wird, das mich tagsüber beschäftigt. Termine, Gedanken, Aufgaben, Telefonnummern, Einkäufe…

    Abends (oder wenn Zeit ist), entscheide ich, was mit den Einträgen passiert. Längerfristige Ideen kommen auf eine Seite „Später“. Gedanken die kurzfristig Entscheidungen nach sich ziehen (könnten), z.B. Geburtstagsgeschenke, ein Buch was ausgeliehen werden muss, bleiben Termine für die relevante Zeit (max. 3-4 Tage) in der Inbox, so habe ich sie immer in Blick. Termine kommen in den Kalender, Telefonnummern, wenn langfristig wichtig, in das Telefonbuch.

    Eine leere Inbox verfolge ich nur in meinem Emailposteingang und meinem richtigen Briefkasten, d.h. ich entscheide sofort was mit der Post geschehen soll: Beantworten, (wenn innerhalb von 2 Minuten möglich), Ablegen, Löschen (!), Weiterleiten, Termine oder Aufgaben daraus ableiten.

    Ich bin gespannt, wie Du mit deinem System klarkommst und freue mich auf deinen Erfahrungsbericht.

  2. Hallo Stadtkind,

    die Temperamente sind unterschiedlich, was die Aufgabenverwaltung angeht. Der eine zieht es vor, die gesamte Agenda im Blick zu haben und situativ zu entscheiden, was als nächstes getan wird (wie es auch das ursprüngliche System von Getting Things Done vorsieht), den anderen (z.B. mich) stressen Agendae mit unerledigten Posten – für mich sind die maximal drei wichtigsten Tagesaufgaben eine sehr hilfreiche Fokussierung, daher das System mit den Karteikarten. Das kann man sicher auch mit einem Notizbuch umsetzen; in handelsüblichen Kalendern habe ich dann jedoch nicht genug Platz, um Ideen festzuhalten.
    Das restliche System ist, wie schon gesagt, durchaus auch einfacher zu haben. (Hinter den Wochen- und Jahreszielen steckt nochmal ein System von Hintergedanken, dazu möchte ich auch noch etwas schreiben – das will allerdings Weile haben.)

    Wichtig ist für mich, daß jedes Ding möglichst schnell seinen Ort und seine Zeit bekommt und ich Dinge, die bereits bearbeitet wurden (sei es, daß sie erledigt sind, daß ich eine Aufgabe für nächste Woche daraus gemacht habe oder daß ich sie ins „maybe/someday“-Fach geschoben habe), aus meinem Eingang kriege, damit ich sie nicht doppelt bearbeite und dort den Überblick behalte. Darum fahre ich da eine „inbox zero“-Schiene. Wenn Dein Setup für Dich funktioniert: wunderbar!

    Meine Aktenklammer ist übrigens ein ca. 7 cm langes Ungetüm aus millimeterdickem Draht, 10 Karteikarten damit zusammengehalten sind erstaunlich stabil.

  3. Ich habe anfangs ein GTD-Setup im Notizbuch benutzt, d.h. ich hatte Abschnitte mit Klebezetteln markiert, für ToDos (Next Action), Projekte, Maybe / Sometime und so weiter.
    Es hat sich relativ schnell herausgestellt, daß dieses System für mich nicht funktionierte.
    Es war mir viel zu mühsam, darauf zu achten, was wohin gehören könnte.
    Jetzt nutze ich einen selbstgezeichneten Wochenkalender im Notizbuch, jeweils eine Woche auf einer Doppelseite. Diesen Kalender lege ich für einen Monat an. Die Seiten dahinter enthalten unstrukturiert meine Notizen, von der Einkaufsliste bis zu Sprüchen für T-Shirts.
    Am letzten Tag des Monats, lege ich dann einen neuen Kalender für den kommenden Monat an und nutze die Seiten dahinter wieder für Notizen. Die Notizseiten werden durchnummeriert, damit ich Verweiise erstellen kann.
    Bei meinem Aufkommen an Terminen und Notizen aller Art passen so etwa 4-5 Monate in ein DIN-A6 Büchlein.
    Achja, die letzten 5 Seiten enthalten immer meine Someday-Liste.

  4. Mich würde interessieren, wie du deine Jahresziele organisierst. Schreibst du eine Liste und heftest die dann in einen Ordner? Wie kontrollierst du, ob du den Zielen näher kommst bzw. du sie überhaupt verfolgst? Und was für Ziele sind das, also welche lassen sich z.B. gut organisieren? Interessiert mich persönlich, weil ich mir immer gern mal Jahresziele vornehmen möchte, mir dann aber nicht so wirklich was einfällt, was sich nicht schon in einem Monat erledigen ließe oder was schwierig in der Realisierung ist.

  5. Hallo Christina,

    für die Jahresziele mache ich einfach eine Liste, geordnet nach Lebensbereichen (siehe oben). Das ‚Zauberding‘ bei den Jahreszielen ist, daß sie nicht einfach gute Vorsätze sind, sondern Teilschritte zu noch längerfristigen Zielen, Dinge wie: eine zusätzliche Ausbildung machen, ein Buch schreiben, den 1. Dan in einer Kampfsportart erreichen, mich geographisch verändern – die wiederum mit meinem persönlichen Leitbild in Zusammenhang stehen.

    Die Kontrolle erfolgt durch zwei Faktoren: einmal sehe ich diese Jahresziele immer an, wenn ich eine neue Wochenagenda schreibe, und denke nach, ob ich diese Woche einen Schritt darauf zu gemacht habe, und beim Erstellen der neuen Wochenagenda frage ich mich, welchen Schritt ich diese Woche auf welches Ziel zu machen kann.
    Zum anderen formuliere ich diese Ziele möglichst konkret und meßbar. Die SMART-Formel ist dazu hilfreich.

    Das Thema „Ziele“ ist allerdings eins, das einen eigenen Post verdient – der kommt auch noch, derzeit hat nur die Kunst Priorität in meiner Freizeit.