Als ich anfing, mich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, schrieb ich ToDo-Listen und irgendwann nervte mich diese lange, unübersichtliche Liste ohne Prioritäten, die auch nie kürzer zu werden schien. Dann änderte ich das System: am Montag (manchmal auch erst am Dienstag) schrieb ich eine Agenda für die Woche. Wenn ich alles aufgelistet habe, was ich diese Woche vorhabe, vergebe ich Prioritäten, ungefähr:

• Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind)
• Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenn es sein muß) noch warten (z.B. den Papierstapel neben dem Schreibtisch wegräumen, in dem ein paar Dokumente liegen, die ich irgendwann wieder brauchen werde)
• Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann nahm ich mir vor, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Meistens stand am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kam im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen hatte, war ich zufrieden.

Eine Weile habe ich die Agenda nach Kontexten bzw. Orten sortiert. Jüngst bin ich dazu übergegangen, sie wieder nach Lebensbereichen zu ordnen – dann sehe ich nämlich, welcher zu kurz gekommen ist und welchem Bereich ich viel Aufmerksamkeit gewidmet habe. Die Priorisierung habe ich mittlerweile an die Eisenhower-Matrix angelehnt:

• Rot ist wichtig und dringend,
• Blau ist „nur“ dringend und
• gelb sind die „QuadrantII“-Aufgaben, die wirklich wichtig sind, ohne schon dringend zu sein, und zum Teil auch Freude und Qualität in den Alltag bringen.

Die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben schreibe ich eigentlich gar nicht erst auf. (Alternativ könnte man denen einfach gar keine Farbe geben.) Was wichtig und was unwichtig ist, entscheide natürlich ich. Ergänzt wird diese Matrix durch zwei weitere Farben: Mit blauer Tinte streiche ich Aufgaben, die entfallen sind. Braun wird durchgestrichen, was ich verschoben habe und grün alles, was ich erledigt habe. Wenn am Wochenende ganz viel grün durchgestrichen ist, kann ich mich freuen und ohne schlechtes Gewissen die Seele baumeln lassen.