Camilla Kutzners Schreibstube» Zen to Done

Zen to Done revisited, Teil IV: Durcharbeiten.

camilla — Tue, 15 Nov 2011 07:50:49 +0000

Nachdem ich mich die letzten Wochen mit dem Thema Sammeln auseinandergesetzt habe, ist die nächste Gewohnheit, die ich aufpoliere, logischerweise das Durcharbeiten.

Es wird sich zeigen, wie ich das zur Gewohnheit machen kann. Im Moment erscheint es mir sinnvoll, meine Tage mit einer vorher festgelegten Aufgabe – idealerweise einem „most important task“ – zu beginnen und danach erst die erste Runde „Durcharbeiten“ anzugehen. Ob das reicht? ich werde sehen.

Für die, die Zen To Done noch nicht in- und auswendig kennen: Was heißt „Durcharbeiten“?

Beim Sammeln geht es nur darum, die Dinge so zu erfassen, daß ich sie nicht verliere und vergesse. Das Durcharbeiten ist der nächste Schritt danach, der Schritt, in dem die Dinge entweder gleich an ihren Platz finden oder zumindest festgelegt wird, was ich damit anfangen werde. Erst beim Durcharbeiten zeigt sich, ob eine Notiz eine Aufgabe ist, ob ich einen Brief nur ablegen, eine Datei abspeichern oder eine Telefonnummer in mein Adressbuch einpflegen muß, oder ob an einer hastig notierten Idee eine komplexe Aufgabe hängt.

Dabei stelle ich mir folgende Fragen:

Muß ich überhaupt etwas damit tun? Manches kann ich gleich wegwerfen (als Nicht-Autofahrerin etwa kann ich mit Angeboten für eine KFZ-Haftpflichtversicherung wenig anfangen).
Dauert es weniger als zwei Minuten? Dann mach’ es gleich.
Lege nichts zurück. Triff eine jetzt Entscheidung, was damit zu tun ist.
Muß ich es jetzt tun? Oder gehört es auf meine ‚maybe/someday‘-Liste? (Die wird mit jedem Wochenrückblick durchgegangen – sie ist also keine ‚Sankt Nimmerlein‘-Liste.)
Muß ich es selbst tun? Oder sollte das besser jemand anderes tun?

Wie oft ich einen Eingangsort durchgehen muß, hängt vom Volumen der Dinge ab, die sich dort sammeln. Mein Posteingangskorb wird nicht übervoll, wenn ich ihn nur einmal pro Woche durchgehe, meinen Email-Eingang hingegen gehe ich mehrmals am Tag durch. Wie ich meine anderen Eingangsorte systematisieren kann, werde ich im Lauf der nächsten Wochen sehen.

Zen to Done revisited, Teil III: Eingangsorte. Als zweite Gewohnheit aus Zen to Done, die ich aufpolieren...
Zen to Done revisited, Teil II: Sammeln. Ende September war es Zeit, daß ich mir im Rahmen...

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Zen to Done revisited, Teil III: Eingangsorte.

camilla — Tue, 08 Nov 2011 07:26:04 +0000

Als zweite Gewohnheit aus Zen to Done, die ich aufpolieren möchte, habe ich mir ja das Sammeln vorgenommen. Anlaß, mir einmal anzusehen, welche Eingangsorte ich eigentlich habe.

Daß ich mir ausgerechnet das Sammeln noch einmal vorgenommen habe, hatte seinen Grund: Seit ich ein Smartphone besitze, hat sich mein Verhalten in dieser Hinsicht tatsächlich etwas verschoben. Vor allem habe ich mein Evernote-Konto wiederbelebt. Die Situation mit dem Webinterface, das meine Browser zuverlässig lahmlegt, und den nicht hundertprozentig befriedigenden Linux-Lösungen (über wine oder den Klon Nevernote) macht das zwar immer noch zu einem suboptimalen Werkzeug
– aber auf dem Smartphone funktioniert das sehr geschmeidig, und die Schnappschuß-Funktion nutze ich inzwischen gerne.

Dann ist da noch mein papierenes Notizbuch, das ich kaum noch verwende – wenn, dann eher zum “handschriftlichen Denken” als um Dinge zu erfassen.

Zur Aufgabenverwaltung nutze ich jetzt wunderlist. Teuxdeux und die Zen to Done App wären auch heiße Kandidaten, gäbe es denn Android-Apps davon.

Dann gibt es die E-Mail-Eingänge – die Inbox im Büro und meine privaten Thunderbirds – bei letzteren ist IMAP ein echter Segen. Mein E-Mail-Setup habe ich hier schon einmal beschrieben. Wenn eine Mail an einen meiner privaten Accouts eine komplexere Aufgabe auslöst (also eine, wo es für mich mit dem Flag “Zu erledigen” nicht getan ist), was nicht allzu häufig vorkommt, lege ich diese manuell in wunderlist an. Im Büro nutze ich, weil die Geschäftsleitung der Cloud mißtraut, die ToDo-Liste von Outlook, evtl. in Verbindung mit OneNote.

Papierpost. Im Büro erhalte ich (abgesehen von meiner Lohnabrechnung) vielleicht einmal im Jahr etwas Papierenes, das geht dann ohnehin an die Buchhaltung. Zuhause sortiere ich gleich, wenn ich den Briefkasten öffne, vor: Werbung wird sofort weggeworfen, Zeitschriften lege ich mir zum Lesen neben das Sofa (oder stecke sie als Lektüre für unterwegs in den Rucksack), alle Briefe kommen in die “Schuttmulde”, d.h. einen realen Postkorb. Dort landen übrigens auch alle Belege, Kassenzettel etc., die ich z.B. wegen Garantieansprüchen aufhebe – so gesehen ist auch mein Portemonnaie ein Eingangsort.
In mehr oder minder regelmäßigen Abständen sortiere ich den Inhalt der “Schuttmulde” durch. Was erledigt werden muß, kommt in einen zweiten Postkorb und eine entsprechende Aufgabe wird in Wunderlist angelegt, alles andere wird entweder weggeworfen, wenn ich es nicht behalten muß, oder es wird in meine Classei-Box einsortiert.

Der Feedreader. Meistens habe ich, was ich abends im Feedreader (ich verwende Liferea, den Standard-Feedreader von Gnome) finde, tagsüber schon über Soziale Netzwerke hereigespült bekommen. Wenn ich den Feedreader aufrufe, habe ich auch Zeit, das dort angesammelte Material durchzugehen – oft in Form von “als gelesen markieren”.

Der Podcatcher. Ich höre unterwegs sehr gerne Podcasts. Mag ich einen Podcast nach dem ersten Hören, wird er in den Podcatcher Miro eingetragen. Miro löscht gehörte Folgen automatisch nach einigen Tagen, so daß ich mich nicht darum kümmern muß, das Podcastverzeichnis auf meiner Festplatte zu entrümpeln. Alle paar Tage übertrage ich neues “Podcastfutter” auf meinen Mediaplayer.

Soziale Netzwerke. Für Dinge, die mir Twitter, Facebook, Google+, Diaspora*, Yammer hereinspülen, gibt es eigentlich nur drei Handlungsoptionen: entweder ich mache nichts mit der Information, ich erledige das Lesen/Ansehen/Weiterleiten gleich oder, wenn es ein Text oder Video ist, der/das mich interessiert und zu lang ist, um ihn in wenigen Minuten zu lesen oder es anzusehen, stecke ich es in mein instapaper. Im seltenen Fall, daß eine Aufgabe daran hängt, die ich auch erledigen muß, lege ich wieder manuell eine Aufgabe, einen Kalendereintrag etc. an, oder falls ich eine Idee für einen daran anknüpfenden Blogpost habe, notiere ich die in Evernote.

Nur für mein Kontaktmanagement muß ich noch eine gute Lösung finden. E-Mail-Adressbücher, das Telefonbuch des Smartphones, Postadressen etc. synchron und aktuell zu halten, dafür habe ich noch keine anständige Möglichkeit gefunden.

Zen to Done revisited, Teil II: Sammeln. Ende September war es Zeit, daß ich mir im Rahmen...

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Zen to Done revisited, Teil II: Sammeln.

camilla — Mon, 10 Oct 2011 06:17:51 +0000

Ende September war es Zeit, daß ich mir im Rahmen meines “Ich arbeite Zen To Done noch einmal durch”-Prozesses eine neue Gewohnheit zulege – und ich habe mich für das Sammeln entschieden. Mein trusted system ist in den letzten ein, zwei Jahren etwas zerfleddert. Im Moment verstreuen sich meine Aufgaben an allerhand verschiedenen Orten, viel zu viele, um Überblick zu behalten und keinen, der mir vollkommen erspart, mir Dinge zu merken.
Bei der Gelegenheit überlege ich mir, was ein trusted system eigentlich auszeichnen muß, damit ich es gerne benutze. Das wichtigste daran ist der Zweck: Es soll meinen Kopf entlasten. Es soll mir einen Ort bereitstellen, wo ich Dinge ablegen kann, damit ich sie mir nicht merken muß, damit ich sichergehen kann, daß ich sie wiederfinde, auch wenn ich sie vergesse. Ein Reservoir, das regelmäßig durchgearbeitet wird, so daß die Dinge bald an ihren richtigen Platz finden.

Ich muß das System mögen, damit ich ohne Überwindung alles dort einpflege. Es muß mir überall zugänglich sein (am besten auch im tiefsten Funkloch). Digitale Tools müssen auf allen Plattformen, die ich benutze, verfügbar sein und sich leicht synchronisieren lassen. Bei der Gelegenheit frage ich mich, ob mein “Eingangs”-System identisch sein muß mit dem System, in dem ich meine Listen pflege. Praktisch ist das wahrscheinlich, aber nicht alle “Dinge”, die mir so zufliegen, sind ToDos.

Die alte Frage: Digital oder Papier? Mit dem Smartphone ist die Möglichkeit, meine Einfälle grundsätzlich online zu erfassen, realistisch geworden (ich verbringe zwar viel Zeit am Computer, aber eben nicht alle) – aber ist ein simples Notizbuch nicht noch eher wirklich (fast) überall verfügbar und vor allem schnell?

Vielleicht lasse ich mir darum mit dieser Gewohnheit ein wenig mehr Zeit – oder auch nicht, denn eigentlich fällt mir das Sammeln leicht. Mal sehen, wie es mir Ende Oktober damit geht.

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Alles auf Anfang! Zen to Done, revisited

camilla — Mon, 22 Aug 2011 06:41:41 +0000

Gibt es Menschen, die mit Dingen, die sie sich einmal vorgenommen haben, niemals, wirklich niemals, nachlässig werden? Ich glaube nicht. Letztens habe ich festgestellt, daß meine Produktivitäts-Gewohnheiten es vertragen könnten, einmal “nachgeschärft” zu werden. Da ich mich nicht für einen Übermenschen halte, will ich das eine nach der anderen tun, wie es Leo Babauta in Zen To Done vorschlägt.

Mit der Auswahl dieser Gewohnheit halte ich mich auch an einen Vorschlag von Leo:

Wenn Du die Gewohnheitsänderungen nicht von 1 bis 10 angehen möchtest, schlage ich vor, dass Du mit denen beginnst, die die positivsten Effekte für Dein Leben versprechen.

Ich habe mich gefragt: Welche Gewohnheit kann mir derzeit am meisten bringen? Es ist ganz klar der Wochenrückblick. Zum einen, weil er mir einen Anstoß gibt, ganz bewußt regelmäßig zu Rückschau zu halten (etwas, was gerne einmal untergeht, wenn ich permanent mit “Tagesgeschäft” beschäftigt bin) und mich zu orientieren: Wo stehe ich bezüglich meiner Ziele? Worauf sollte ich meine Prioritäten setzen und was bringt mich nicht weiter? Zum anderen schafft so ein regelmäßiger Rückblick einen Wochenrhythmus, etwas, was mir sehr gut hilft, meine Zeit besser im Blick zu behalten. Da Leo vorschlägt, sich für das Annehmen einer Gewohnheit einen Monat Zeit zu nehmen (was ich auch sehr sinnvoll finde), werde ich mich bis zur Tagundnachtgleiche (am 23. September) mit dem Thema “Wochenrückblick” beschäftigen und mir dann eine neue Gewohnheit aussuchen, die ich auffrischen oder ganz neu aufbauen möchte.

Daß ich das hier veröffentliche, ist ein ebenfalls in Zen to Done vorgeschlagener Motivationshack:

Selbstverpflichtung – Fasse den Vorsatz, eine Gewohnheit zu lernen oder aufzugeben, und mach Deinen Vorsatz so öffentlich wie möglich. Schreibe ihn in Dein Blog, such Dir ein passendes Online-Forum oder erzähle Freunden und Familie davon. Je größer der positive öffentliche Druck, desto besser.

Als Termin für den Wochenrückblick favorisiere ich im Moment den Freitagnachmittag bzw. -abend. Damit kann ich die Woche nicht nur gut abschließen, sondern starte auch gut vorbereitet in die nächste Woche. Ich halte Euch auf dem Laufenden, ob dieser Plan aufgeht.

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Deutschsprachige Zen To Done-User-Group

camilla — Wed, 17 Aug 2011 17:38:21 +0000

Es ist so ein Floh im Ohr, der mir immer wieder kommt: Eine Anwendergruppe für Zen to Done. Auf deutsch.

Da ich glaube, daß gegenseitige Unterstützung beim Gewohnheiten-Ändern eine ganz wunderbare Sache ist, habe ich dem Floh nachgegeben und mal eine deutschsprachige Zen To Done-Google-Group ins Leben gerufen.
Wer Lust hat: einfach anmelden, man braucht für viele Funktionalitäten nicht mal ein Google-Konto. Kurze Vorstellungen a la “Ich bin die und die/der und der, mache das und das und interessiere mich für ZTD, weil… ” sind nicht verkehrt, aber keine Pflicht.

Ich habe das Archiv jetzt erst einmal bewußt öffentlich gelassen (damit man sich einen einigermaßenen Überblick verschaffen kann), es kann also jede/r, der/die diese Gruppe findet, im Archiv lesen. (Eventuell denke ich darüber später nochmal nach.) Darum: Erst denken, dann posten.

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Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

camilla — Thu, 19 Mar 2009 07:05:48 +0000

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe. Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans. Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema. Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

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