Was hat sich verändert? Ich bin weniger perfektionistisch. Ab und zu entgeht mir tatsächlich etwas, aber das ist nicht schlimm, da ich mich im Großen und Ganzen entspannter fühle; vor allem die Zen To Done-Empfehlung, nur die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festzulegen, ist eine großartige Entlastung. Nicht, daß ich dann nicht trotzdem jede Menge Kleinigkeiten nebenbei erledige; aber durch den Fokus auf “wichtigste”, nicht unbedingt dringlichste Aufgaben fühle ich mich gleichzeitig fokussierter.

Zeit für den wöchentlichen Rückblick zu finden, bleibt anstrengend (wen wundert es: 40-Stunden-Job plus Schreiben für imgriff.com sind viel). Auch an der Balance zwischen dem “Zeug, das so anfällt” und dem großen Überblick arbeite ich noch – und an der gesamten Work-Life-Balance ohnehin. Solange ich jedoch den Wochenrückblick konsequent praktiziere, hat das Paper-only-System einen sehr positiven Effekt auf die gefühlte Verbindung von langfristigen Zielen und “Tagesgeschäft”. Das wichtigste für mich ist jedoch nach wie vor, daß Papier überall greifbar ist und ich dadurch unabhängig vom Computer bin, den ich tatsächlich gerne auch mal ausschalte.

Teilweise bin ich zum Digitalen zurückgekehrt: für Aufgaben, die ausschließlich mit Digitalem zu tun haben, nutze ich inzwischen wieder ergänzend Remember The Milk, außerdem für die Aufgabenverwaltung im Büro (ein reiner Computerjob) und die Terminkoordination mit den Kollegen Outlook sowie das CRM vtiger. Reine Lehre ist das nicht (zumindest Leo Babauta predigt “Ein System für alles”), aber es ist praktisch und RTM ist zudem unschlagbar simpel.

Soweit also meine Bilanz. Kann ich es empfehlen, Zeitmanagement mit Papier und Stift zu treiben? Ich würde sagen, es ist zum einen Geschmackssache und zum anderen auch davon abhängig, ob man “always on” ist oder nicht; ich bin davon überzeugt, daß jedes Zeitmanagementsystem, ob nun analog oder digital, primär eine Sache der Gewohnheiten ist.

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Hallo xx,

Irgendwie fühle ich mich gerade von meinem Studium überfordert. [...] Ihr kennt nicht zufällig eine gute Methode, etwas Ordnung in mein Studienchaos zu bringen und das Ganze irgendwie halbwegs systematisch anzugehen?

Herzlich willkommen im Club der Aufschiebe-Geplagten! Und gut, daß Du das schon im ersten Semester angehen willst. Viele bemerken das Problem ja erst viel später… sigh auf ihren Ava schiel

Vielleicht solltest Du erst einmal eine Bestandsaufnahme machen: Was ist alles liegengeblieben? Was mußt Du an laufenden Arbeiten noch erledigen? Ich habe lange auch mit liegengebliebenen Arbeiten gekämpft und versucht, gleichzeitig “normal” weiterzumachen mit dem Studium – hätte ich mir zwischendrin mal ein Semester Auszeit genommen und nur das Liegengebliebene zuende geführt, hätte ich diesen Berg schneller abtragen können…

Hier sind die Dinge, die in meiner Trickkiste obenauf liegen:

1. Arbeitszeit eingrenzen und Freizeit Ich habe lange den Fehler gemacht (und gelegentlich, wenn ich den Zeitdruck spüre, mache ich ihn heute noch), zu denken, daß ich kein Leben neben dem Studium haben darf. Bloß keine Projekte nebenher. Natürlich habe ich trotzdem andere Sachen gemacht und dabei ein rebellisches “Das nehm ich mir jetzt!”-Gefühl gehabt, danach ein schlechtes Gewissen. Und dann wollte ich natürlich erst recht nicht mehr ans Arbeiten denken – verflixter Teufelskreis! Ein Psychologe meinte zu mir mal: Jede Planung fängt mit der Planung der Freizeit an. Das wollte ich natürlich nicht glauben, aber auf die lange Sicht ist es wichtig, nicht im Ausnahmezustand zu leben, keine “Gefängnisstrafe” aus dem Studium zu machen. Mir hilft es, die Studienzeit zu begrenzen und, sagen wir, um 20 Uhr (ich bin eine Spät-Arbeiterin) zu sagen: Feierabend! Allein schon, weil irgendwann solche Dinge wie Essen, Körperpflege, Kommunikation usw. ja auch stattfinden müssen. In der letzten Lernphase ging es allerdings auch, daß ich mich nach dem Abendessen usw. noch einmal eine Stunde hingesetzt habe, aber da hatte ich dann auch schon Freizeit gehabt. Entscheidend ist für mich gar nicht mal die [i]Quantität[/i] der Freizeit, sondern die Balance zwischen Leben und Arbeit und die Qualität der Freizeit. Sie soll wirklich erholsam sein. Dementsprechend gönne ich mir auch das eine oder andere Vorhaben nebenher, das Spaß macht und Befriedigung bringt.

2. Agenda Ich schreibe mir oft am Montag eine Agenda für die Woche. Wenn ich alles aufgelistet habe, was ich diese Woche vorhabe, vergebe ich Prioritäten, ungefähr: Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind) Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenns sein muß) noch warten Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann versuche ich, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Ich streiche erledigte Aufgaben grün durch, damit ich sie von weggefallenen Aufgaben unterscheiden kann. Meistens steht am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kommt im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen habe, bin ich zufrieden.

3. Arbeitstagebuch Ich führe ein Arbeitstagebuch, in das ich reinschreibe, was ich wann an welchem Ort gemacht habe, mit ein, zwei Worten zum Gefühl dabei und zur Zufriedenheit. Das hilft mir 1. gegen das “Ich hab gar nix getan!”-Gefühl und 2. kann ich damit feststellen, wann und wo ich am besten arbeite, wieviel Arbeitszeit ich realistischerweise in einem Tag unterbringen kann, ohne mich kaputtzumachen, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt und welche Arbeiten ich tendenziell am längsten vor mir herschiebe – also zusammenfassend: es erlaubt mir, mein Arbeitsverhalten zu analysieren und dementsprechend auch realistischer zu planen.

4. Einzelschritte Ich zerlege die anstehende Arbeit, soweit möglich, in Einzelschritte. Das macht das Ganze besser zu bewältigen und überhaupt erst planbar. Ich vergleiche wissenschaftliche Arbeit gerne damit, einen Berg zu besteigen. Wenn ich zu Fuß auf einen Sechstausender rauf will, gehe ich ja nicht einfach los, sondern ich schaue mir eine Karte an: wo kann ich lang, wie weit ist das, wo kann ich mich unterwegs versorgen, wo kann ich übernachten, was muß ich mitnehmen ins Basislager? Wenn ich diese Einzelschritte habe, macht das zugleich den Fortschritt fühlbarer, ich finde es immer schon befriedigend, wenn ich einen davon als erledigt abhaken kann.

5. Übersicht behalten Ich verschaffe mir immer wieder Übersicht: Wo stehe ich in meinem Projekt? Was ist schon gemacht, was muß noch sein, wie weit bin ich mit einzelnen Teilaufgaben? Es ist manchmal unangenehm, die eigene Planung revidieren zu müssen, aber der “Uhrenvergleich” mit der Realität muß sein. Um im Bergsteigerbild zu bleiben: Wenn das Wetter gut ist, kann ich lange Tagesetappen gehen, wenn ich dagegen feststelle, daß die Route, die auf der Karte gangbar aussah, doch nicht begehbar ist (sei es, weil ich die Steigung falsch eingeschätzt habe, weil die Karte veraltet war oder weil da gestern ein Bergrutsch niedergegangen ist), muß ich eine andere suchen. Beim Bergsteigen muß ich mich auch aufs Wetter einstellen, und wenn es stürmt, tue ich mir keinen Gefallen damit, dann eine Gletscherüberquerung zu wagen. Ich habe z.B. auch gerne eine Bücherliste dabei, auf der alle Bücher draufstehen, die ich für das jeweilige Projekt brauche, und ggf. auch, ob ich sie besorgt habe, wo sie stehen etc. – für Literaturverwaltung kann ich übrigens nur empfehlen, sich ein Bibliographieprogramm zuzulegen. Dazu gab’s hier auch schon mal einen Thread.

6. Kreative Methoden Ich weiß nicht, ob Dir Mindmapping, Clustering, Brainstorming, Rapid Writing etc. was sagen. Ich möchte jedenfalls nicht mehr ohne diese Methoden arbeiten – dazu gibt’s aber auch reichlich Bücher.

Viele Grüße xx

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Ich verwende trotzdem weiter meine treue Eieruhr. Die hat einfach das penetrantere Piepen und vom Monitor wegsehen zu müssen, um sie auszustellen, hat einen deutlicheren unterbrechenden Effekt.

Schönes Wochenende!

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Sehen wir einem ins Auge: Die Zukunft ist unsicher. Sie kommt selten so, wie wir uns das vorher vorgestellt haben. “Wenn ich erst XY habe, wird alles gut” ist eine Illusion. Nach dem Studienabschluß kommt vielleicht erst einmal eine längere Jobsuche, bin ich fest angestellt, habe ich da vielleicht Sorgen mit Kunden oder Kollegen; mache ich mich selbständig, erweist sich  meine Geschäftsidee vielleicht nicht als tragfähig genug; habe ich eine tolle Wohnung gefunden, ist sie vielleicht renovierungsbedürftig. Habe ich eine/n Partner/in gefunden, den/die ich liebe, gibt es vielleicht bei aller Liebe auch Streit und Konflikte. Aber das Schöne an all diesen möglichen zukünftigen Kümmernissen ist: es ist vollkommen müßig, sich den Kopf darüber zu zerbrechen. Sie können eintreffen, müssen das aber nicht, und kein Mensch kann allen negativen Entwicklungen zuvorkommen. Sorgen kommen und gehen – in jeder Lebenssituation.

Das Jetzt ist der einzige Moment, in dem ich tatsächlich etwas tun kann und auch der einzige Moment, in dem ich das Leben genießen kann. Dabei gibt es kein Entweder-Oder: Vieles, was mich Zielen wirklich näher bringt, tue ich genau wegen dieses Wissens mit Freude. Ziele sind für mich inspirierend und geben mir Richtung, aber wer hält nicht auf einer Wanderung einmal inne und genießt die Aussicht?

In diesem Sinne: genießt Euer Leben – und verzeiht mir diesen pathetischen Ausbruch: das wollte ich mal loswerden.

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• E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
• A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
• M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
• I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
• R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
• W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

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Mir persönlich fällt auch das Aufstehen leichter, wenn ich weiß, daß alles vorbereitet ist: ich brauche nur in die vorbereiteten Kleider zu schlüpfen, mein Rucksack steht gepackt im Arbeitszimmer, statt hektisch Dinge zusammenzusuchen und in der Eile doch die Hälfte zu vergessen, habe ich Zeit, in aller Ruhe eine Tasse Kaffee zu trinken, zu frühstücken und in den Tag hineinzukommen.

Dementsprechend erledige ich vieles schon abends:

• den morgigen Tag in Gedanken vorbereiten, z.b. was habe ich vor, wohin gehe ich, was muß ich mitnehmen, optimalerweise lege ich die drei wichtigsten Aufgaben des Tages fest.
• Tasche packen
• Kleider für den nächsten Tag bereitlegen (ich habe eine meistens flexible Garderobe, alternativ könnte man den Wetterbericht beherzigen)
• ggf. Medikamente, Nahrungsergänzung o.ä. bereitlegen
• ein Glas Wasser auf den Nachttisch stellen (ich trinke gern gleich nach dem aufwachen ein Glas Wasser)
• Zähne putzen

Da ich, wenn, dann ohnehin abends Sport treibe und mir gern Zeit für meine Körperpflege nehme, dusche ich auch immer abends. Das ist jedoch Geschmackssache. Wenn ich alles vorbereitet habe, nehme ich mir noch ein wenig Zeit für mich, um mich zu entspannen, Tagebuch zu schreiben oder ein wenig zu lesen, bevor ich schlafen gehe. Das ist meine Routine – für jeden mag sie anders aussehen, wichtig ist, daß dieses Abendritual immer einigermaßen gleich abläuft, damit es “auf Autopilot” funktioniert.

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Ein anderer Weg zur Selbstbeobachtung ist das farbige Tagesprotokoll. (Diese Methode habe ich von Roland Hahne gelernt.) Dazu benutze ich eine Tabelle (leicht in Excel, OpenOffice oder Google Docs anzufertigen), die je ein Feld für die 24 Stunden des Tages hat, mit sieben Spalten (eine pro Wochentag), und vier bis fünf farbige Stifte. Wo die Woche anfängt, muß jeder selbst entscheiden, auch, ob der Tag für einen um 0 Uhr, um 6 Uhr oder zu einer ganz anderen Tageszeit anfängt. Für jeden Lebensbereich wählt man eine Farbe.

Meine Farben waren die folgenden:

• Rot – Lebensnotwendiges (Einkaufen, Essen, Körperpflege…)
• Blau – Schlaf
• Grün – Studium (ich wandte diese Methode in einer schwierigen Phase meines Studiums an)
• Braun – Erwerbstätigkeit
• Gelb – Freizeit

Wegzeiten zählten jeweils in den Lebensbereich, mit dem die Tätigkeit, die am Zielort ausgeführt wird, zu tun hatte, also der Arbeitsweg zum Bereich Erwerbstätigkeit.

Mindestens am Abend, besser zwei- oder dreimal täglich trägt man dann mit den entsprechenden Farben ein, wie man die Zeit verbracht hat, indem man einfach die Fläche ausmalt, die zur jeweiligen Zeit gehört.

Um auch noch die Zeitqualität festzuhalten, gibt es folgende Qualitätsabstufungen:

• Voll ausgemalt: So soll’s sein. Ich bin voll zufrieden mit dieser Zeit.
• Schraffiert: Nicht so gut. Ich bin nicht so zufrieden damit.
• Nur umrandet: Total unzufrieden.

Mit dieser Art des Protokolls wird die eigene Rhythmik schnell anschaulich, man erkennt auch, zu welchen Zeiten man tendenziell produktiver ist, in welchem Lebensbereich es “rund” läuft und wo es hakt.

Wozu diese Selbstbeobachtung? Manchmal hängt es an ganz anderen Stellen, als man vorher vermutet hat. Einfaches Beispiel: Vielleicht bin ich unzufrieden mit meiner Leistung am Nachmittag und sehe auf meinem Protokoll dann, daß ich mir gar keine Mittagspause gönne. Oder vielleicht habe ich gefühltermaßen zu wenig Freizeit, bin aber in Wahrheit gar nicht mit der Quantität unzufrieden, sondern mit der Qualität. An einem guten Protokoll kann ich sehen, was ich eigentlich ändern will.

Vor allem aber hilft Selbstbeobachtung, eine Planung zu erstellen, die einem selbst gerecht wird und nicht irgendeinem abstrakten Ideal. Ich habe zum Beispiel eine Veranlagung zum Abendmenschen; versuchte ich aber einer verbreiteten Meinung gerecht zu werden, daß man morgens um neun Uhr am produktivsten ist, würde ich meinen persönlichen Rhythmus vergewaltigen und mich wundern, warum ich meinen Plan nach drei Tagen nicht mehr einhalte. Kenne ich dagegen meinen Rhythmus, kann ich ihn auch ändern – behutsam und in kleinen Schritten.

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