Ich habe mir schon vor langer Zeit angewöhnt, grundsätzlich gerade Ideen zu notieren, die erst einmal ziemlich blödsinnig, unrealistisch oder krank wirken, denn: ihnen wohnen oft kreative Impulse inne, die ich nutzen kann. Nach Möglichkeit fange ich diese Ideen unmittelbar dann ein, wenn sie kommen. Dann sind sie frisch, unverfälscht und haben ihre kreative Wirksamkeit noch nicht durch langes Zerdenken verloren, und darum ist es wichtig, Notizwerkzeug grundsätzlich griffbereit zu haben – was, zugegeben, in manchen Situationen schlicht unmöglich ist, etwa beim Abwaschen oder unter der Dusche. Was mir auch wichtig ist: gerade weil ich solche ungefilterten Gedanken notiere, sind meine Notizen selbst für die Menschen, denen ich am meisten vertraue, tabu, und nur weil ich niemanden in mein Notizbuch sehen lasse, traue ich mich, ihm vollkommen intime, bruchstückhafte, unausgegorene Ideen anzuvertrauen. Übrigens eine wunderbare Sache, um den inneren Zensor auszutricksen – aber zum Teil Übungssache. Mir will auch scheinen: Je ausgiebiger ich diese Quelle namens “spontane Einfälle” anzapfe und aus dem, was mir da zufliegt, auch etwas mache, desto ergiebiger ist sie.

Wenn ich gerade keinen Computer in Reichweite habe, sind die Werkzeuge für das Festhalten von Ideen recht einfach: Notizbücher (für Textbruchstücke, Exzerpte und schnell hingeworfene Mindmaps o.ä.) oder mein Hipster PDA (für reine Stichworte oder Aufgaben). Die Hipster-PDA-Karten werden dann in meine Ideenkartei gesteckt, die ich gelegentlich durchsortiere, Aufgaben in mein Produktivitätssystem. Notizbücher gehe ich dann und wann mal durch (ich führe meine Notizen recht chaotisch, wie sie eben kommen) und sehe nach, was ich vielleicht früher schon zu einem Thema, das ich gerade bearbeite, geschrieben habe.

Am Computer vervielfältigen sich die Anwendungen. Wo eine Sache hinkommt, entscheidet ihr Charakter:

• evernote für Artikelbruchstücke und -einfälle
• instapaper für Links, die ich interessant finde, aber später noch einmal in Ruhe ansehen will, bei denen ich auch auf den ersten Blick noch nicht weiß, ob ich auf sie immer wieder zurückgreifen will
• delicious – Für Links, bei denen ich weiß, daß ich sie dauerhaft brauchen kann oder die ich teilen möchte
• Artikelbruchstücke, die ich gleich genauer ausformuliere, werden in .txt-files festgehalten
• thinkingrock (bzw. eine Datei namens todo.txt, die später in TR importiert wird) für Aufgaben
• und den Zettelkasten von Daniel Lüdecke probiere ich gerade für ein privates Projekt als Ideendatenbank.

Für Linux mit GNOME gibt es das Notizprogramm bzw. Desktop-Wiki Tomboy, das ich allerdings noch nicht getestet habe.

Zu diesem Thema ist eventuell auch ein Artikel von Stephan List interessant: Stuff and Capture Tools.

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Meine besonderen Lieblinge sind MusicControl (zusätzliche Tastenkürzel für Mediaplayer), PastePlain (fügt den Inhalt der Zwischenablage ohne Formatierungen ein), die systemweiten Autotexte HotStrings und MultiClipboards (9 zusätzliche Zwischenablagen).
ac’tivAid ist Freeware und für Windows 2000, XP und Vista sowie in einer Version für USB-Sticks erhältlich.

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Eine unleserliche Handschrift ist nichts, was man einfach so ertragen muß. Auch wenn nicht jede/r seine Einkaufslisten so schreibt, daß ein Kalligraph seine Freude daran hätte, gibt es ein paar simple Tricks, die die Handschrift lesbar erhalten:

• Es einfach tun: Auch Handschrift ist Übungs- und Trainingssache.
• an einer Tafel schreiben: Seit ich meine Einkaufsliste auf einer kleinen Tafel führe, die in meiner Küche hängt, hat sich meine Handschrift verbessert, weil es mit Kreide einfacher ist, in langen Linien mit wenig Absetzen zu schreiben, als jeden Buchstaben neu anzusetzen.
• Schreiben wie ein Erstklässler: Es hilft, wenn man dann und wann zwischendrin, vielleicht nur ein paar Zeilen, versucht, so zu schreiben, wie einem Schreibschrift in der Grundschule einmal beigebracht worden ist. Dadurch prägt sich einem die konventionelle Gestalt von Buchstaben wieder ein. Meiner Schrift hat es in ähnlicher Weise gutgetan, Sütterlin schreiben zu lernen und meine To Do-Liste einige Tage in Sütterlin zu führen.
• Das richtige Werkzeug finden: Deine Handschrift ist mit Kugelschreiber eine Katastrophe? Dann probiere andere Schreibwerkzeuge: Tintenroller, Fineliner, Gelschreiber, Füller. Mir persönlich kommt der Füller am meisten entgegen, weil er sehr wenig Druck benötigt.
• Das richtige Papier: Das fängt schon bei der Oberfläche an. Saugendes Recyclingpapier mit ultraglatter Oberfläche ist nichts für Füllerbenutzer, und auf den Rückseiten ausrangierter Uniskripten schreibt es sich bisweilen nur wenig komfortabler als auf Sandpapier. Mit der Lineatur geht es weiter: Ob einem liniertes, kariertes oder Blankopapier am ehesten entgegenkommt, findet man am besten im Selbstversuch heraus.
• Im eigenen Tempo schreiben: Hektisches Schreiben macht die beste Hand zur Sauklaue. Manchmal kommt man nicht um hektisches Mitschreiben herum, generell tut es der Handschrift aber gut, wenn man immer wieder mit Muße oder einfach nur in seinem eigenen Tempo schreibt. Vielleicht schreibt der eine von Natur aus schnell, der anderen liegt ein gelasseneres Tempo. Mir ging es in der Grundschule so, daß ich nur entweder schnell oder schön schreiben konnte – heute kann ich mir nicht immer, aber doch in vielen Situationen aussuchen, wie schnell ich schreibe.

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Mein Notizbuch, als sozusagen ausgelagerter Teil meiner kreativen Prozesse, enthält auch das eine oder andere Lächerliche, Peinliche, vollkommen ins Unreine gedachte oder aus irgendeinem anderen Grund äußerst Intime, darum zeige ich es nicht einmal meiner besten Freundin. Erst dieses Tabu gibt mir die Freiheit, vollkommen frei vor mich hin schreibend Dinge darin zu entwickeln und erst nach dem Niederschreiben kritisch zu bewerten. Diese Art des Notierens ist eine Gewohnheit, die man sich erst aneignen muß: in den ersten Wochen mag es einem seltsam vorkommen, in der S-Bahn das Notizbuch auszupacken und eine Gedichtstrophe oder eine Idee für den ersten Satz der Hausarbeit zu notieren. Für mich ist das mittlerweile vollkommen normal.

Natürlich gibt es im digitalen Zeitalter auch etliche digitale Lösungen, und ich persönlich benutze durchaus beides parallel – sitze ich gerade am Computer, fange ich Ideen z.B. mit Evernote oder auch mit einfachen Textanwendungen (unter Windows z.b. das Notepad oder Kate unter Linux) ein. Habe ich jedoch ein wirklich kniffliges intellektuelles Problem zu lösen oder auch nur einen diffizilen Text zu entwerfen, greife ich oft doch zu Papier und Füller; in meiner Studienzeit habe ich Exzerpte grundsätzlich handschriftlich angefertigt, da es mir vor dem Computer nicht so leicht fiel, den Text in ganzer Tiefe zu durchdringen.

Besser analog oder digital?
Mit welcher Lösung man besser fährt, ist umstritten. Leo Babauta etwa schwört zum Festhalten von Ideen aus praktischen Gründen auf Papier:

I recommend analogue (paper) over digital for this habit, but if your PDA or smartphone works for you, go for it. The reason I think analogue works better is that it’s much faster — for digital, you not only have to pull it out, but you have to turn it on, go to the right program, click on an entry, and then enter through your entry system. With analogue, you just pull out the notebook and pen and write. Either way works, but I think that the simpler and easier the tools, the more likely you are to use them. Do what works for you, though. ¹

Für mich persönlich ist Papier da überlegen, wo Freiheit und Intuition wichtig sind. Die freie, intuitive Gestaltung, die Papier und Stift ermöglichen, wirkt anregend auf meinen kreativen Fluß. Man vergleiche einmal Mindmapping mit Mindmapping-Software und Mindmaps, die mit Papier und Stift entstanden sind. Zusätzlich bleibe ich vor dem Computer (aus welchen Gründen auch immer) eher in eingefahrenen Denkmustern stecken als vor einem Blatt Papier oder meinem Notizbuch.

Joe Falconer listet in einem sehr ausführlichen Artikel auf lifehack.org pro und contra beider Möglichkeiten auf und überläßt am Ende dem Leser die Wahl:

Note taking is one of those things where the best course of action is totally dependent on what you need to do. Do you need to sketch ideas for your graphic design job? Go paper. Do you need to keep track of shopping lists, things you’ve got to do tomorrow and ideas for articles? Go digital. Need the benefits of both? Then go with both. ²

Letztlich ist es eine Sache des Geschmacks und der technischen Ausstattung, ob man sich lieber auf digitale oder analoge Notizen verläßt. Für mich persönlich ergänzen sich digitale und analoge Notizen ganz hervorragend – jedes hat seinen Platz.

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Ich habe mich von dieser Gewohnheit Hauptmanns während meiner Magisterarbeit zu meiner eigenen Form des Produktivspaziergangs inspirieren lassen. Ich suchte mir dazu ein leichtes Gelände, wo ich dem Boden nicht viel Aufmerksamkeit widmen mußte, vorzugsweise einen Park vor meiner Haustür. Sobald ich einigermaßen ungestört war, zückte ich das Handy, warf das eingebaute Diktiergerät an und sprach im Gehen meinen Textentwurf auf das Handy. Ich achtete dabei nicht auf Perfektion, es kam mehr auf den Fluß an, darauf, jede Idee “ins Unreine” auszusprechen und weiterzuspinnen, egal wie salopp oder konfus. In Bewegung, in einer Umgebung außerhalb von Büro oder heimischem Arbeitsplatz und im freien Sprechen kommen ganz andere Ideen als am Schreibtisch und auf das Medium der Schrift beschränkt.

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Kann man eigentlich in einer Sache vorankommen, wenn man nur sehr beschränkte Zeit investiert? Man kann. Vorausgesetzt, man tut das sehr regelmäßig über einen langen Zeitraum. “Steter Tropfen höhlt den Stein”, weiß das alte Sprichwort. Und die Hemmung, sich eine halbe Stunde mit einer ungeliebten Aufgabe zu befassen, ist wesentlich geringer, als sich gleich eine lange Zeit vorzunehmen.

Ich habe dieses Prinzip z.B. angewendet, als ich mir jüngst Layout mit Scribus beigebracht habe. Natürlich hat es ein paar Wochen gedauert, bis ich mich in alle Features eingelesen hatte, aber ich bin überzeugt, daß das Ergebnis nachhaltiger ist, als wenn ich mich ein Wochenende hingesetzt und mich am Stück durch das Intro-Tutorial auf der Scribus-Homepage gearbeitet hätte.

Wieviel Zeit man pro “Tropfen” investiert, ist dabei vom Inhalt abhängig. Wenn ich einen riesigen Aktenstapel habe, den ich in Fünf-Minuten-Einheiten abtragen will, kann ich damit vorankommen. Fünf Minuten Sport oder fünf Minuten Klavier üben dagegen dürften eher sinnlos sein. Der Trick ist hier die bewußte Zeitbegrenzung, die ein “Sichverlieren” in der Tätigkeit verhindert.

Wofür eignet sich diese Methode? Für stupide Tätigkeiten, die nicht “in einem Rutsch” durchgeführt werden müssen, aber vor allem für Tätigkeiten mit Lern- und Trainingscharakter, auch Aufgaben mit dem Charakter des Entwickelns und für alle Tätigkeiten, die man in sehr kleine Schritte aufteilen kann.

Wichtig ist, wie ich schon am Anfang schrieb, die Regelmäßigkeit, die begrenzten Schritte und daß man irgendeine Form findet, sich zu merken, wo man beim letzten Schritt stehengeblieben ist. Da kann es durchaus ein Bestandteil des Trainings zu sein, schriftlich festzuhalten, was man das letzte Mal getan hat – nicht daß man zehn Minuten von der geplanten Viertelstunde damit verbringt, zu rätseln, wo man gestern aufgehört hat.

(Ich habe diese Methode übrigens nicht erfunden: Florian Steglich von imgriff.com schreibt etwa hier über die Salami-Taktik und hier “30 Minuten sind ein Anfang“.)

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• Ein “sportliches”, aber zu bewältigendes Zeitlimit hilft bei der Fokussierung.
• Ein absehbares Ende senkt den Widerstand, eine Aufgabe überhaupt anzugehen.
• Bin ich mir bewußt, daß meine Zeit beschränkt ist, bildet das ein Gegengewicht zu überzogenem Perfektionismus.
• Zeitbeschränkung hilft, mich nicht in kleinteiliger Detailarbeit zu verlieren bzw. daraus auch wieder aufzutauchen und das Ganze im Blick zu behalten.

Ein Psychologe erzählte mir dazu eine Geschichte aus der Schreibforschung, die mich sehr beeindruckt hat. Da gab es einmal einen Studenten, der nicht eine Minute konzentriert an einer Sache arbeiten konnte. Er fing damit an, sich nur eine Minute auf eine Sache zu konzentrieren – und danach sofort aufzuhören. Nach einigen Tagen konnte er die Zeit auf zwei Minuten ausdehnen, nach einigen Wochen arbeitete er bereits eine Viertelstunde am Stück konzentriert. Ein Jahr später war er soweit, daß er hochkonzentriert eine Stunde arbeitete, eine kurze Pause machte und dann noch einmal eine Stunde arbeitete.

Was ist also wichtig bei der Zeitbeschränkung?

• Wirklich ernst meinen und einhalten. Nicht den Kurzzeitwecker ausstellen und einfach weiterarbeiten, sondern nach der gesetzten Zeit wirklich aufhören. Wenn ich regelmäßig gesetzte Zeiten nicht einhalte, muß ich entweder am Arbeitspensum etwas verringern oder mir realistischere Zeiten setzen.
• Mut zum Feierabend. Der Arbeit Grenzen setzen – denn dazu ist das Spiel mit der Zeitbeschränkung ja gedacht. “Der Arbeit Grenzen setzen” heißt nicht faul sein, sondern im Gegenteil die Endlichkeit der eigenen Arbeitszeit ernst zu nehmen, sich auch Zeit zu nehmen, sich zu regenerieren und somit auf Dauer gut mit der eigenen Produktivität umzugehen.

Als Hilfsmittel dabei verwende ich verschiedene Tools: einen handelsüblichen Kurzzeitwecker, die Timerfunktion meines Handys und seit kurzem auch das Softwaretool Workrave, das automatisiert zu Pausen auffordert und auch ein einstellbares tägliches Limit hat.

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• Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind)
• Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenn es sein muß) noch warten (z.B. den Papierstapel neben dem Schreibtisch wegräumen, in dem ein paar Dokumente liegen, die ich irgendwann wieder brauchen werde)
• Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann nahm ich mir vor, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Meistens stand am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kam im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen hatte, war ich zufrieden.

Eine Weile habe ich die Agenda nach Kontexten bzw. Orten sortiert. Jüngst bin ich dazu übergegangen, sie wieder nach Lebensbereichen zu ordnen – dann sehe ich nämlich, welcher zu kurz gekommen ist und welchem Bereich ich viel Aufmerksamkeit gewidmet habe. Die Priorisierung habe ich mittlerweile an die Eisenhower-Matrix angelehnt:

• Rot ist wichtig und dringend,
• Blau ist “nur” dringend und
• gelb sind die “QuadrantII”-Aufgaben, die wirklich wichtig sind, ohne schon dringend zu sein, und zum Teil auch Freude und Qualität in den Alltag bringen.

Die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben schreibe ich eigentlich gar nicht erst auf. (Alternativ könnte man denen einfach gar keine Farbe geben.) Was wichtig und was unwichtig ist, entscheide natürlich ich. Ergänzt wird diese Matrix durch zwei weitere Farben: Mit blauer Tinte streiche ich Aufgaben, die entfallen sind. Braun wird durchgestrichen, was ich verschoben habe und grün alles, was ich erledigt habe. Wenn am Wochenende ganz viel grün durchgestrichen ist, kann ich mich freuen und ohne schlechtes Gewissen die Seele baumeln lassen.

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