Meine Strategie dagegen sieht so aus:

1. Einen Tee oder Kaffee kochen und mir eine kurze Atempause genehmigen.
2. Mich an einem ruhigen Ort hinsetzen und alle Aufgaben aufschreiben, die mir gerade im Kopf herumspuken.
3. Fällt mir nichts weiter ein, wird von dieser Liste erst einmal alles gestrichen, was nicht wirklich sein muß oder was ich nicht unbedingt tun will. Hier ist auch der Punkt, zu schauen, ob man eine Aufgabe selbst erledigen muß oder ob man sie an jemand anderen abgeben kann – vielleicht kann z.B. mein Mitbewohner, wenn er morgen ohnehin in die Bibliothek geht, meine geliehenen Bücher mitnehmen.
4. Die übrigen Aufgaben werden mit einer Priorität versehen, zum Beispiel nach diesem System.
5. Wahrscheinlich ist immer noch zuviel auf der Liste, um es an einem Tag zu erledigen: Was davon muß heute noch sein? Was hat die nachteiligsten Konsequenzen, wenn ich es nicht tue bzw. liegenlasse? Diese Aufgaben gehe ich gleich an. Wenn der Widerstand sehr groß ist, arbeite ich oft erst einmal zwei, drei kleinigkeiten ab, dann habe ich das Gefühl, schon einmal etwas erledigt zu haben und habe mich “warmgeschafft”. Hier lauert allerdings eine Prokrastinationsfalle, nämlich lauter Kleinigkeiten zu erledigen und dabei den wichtigen “großen Brocken” immer weiter vor sich herzuschieben.

Für mich ist es gerade in so einer Situation wichtig, den Überblick zu behalten, also z.B. mein Arbeitstagebuch zu führen, erledigte Aufgaben abzuhaken, meine Agenda, eventuell auch meine Projektplanung, in Sichtweite zu behalten, sowie darauf zu achten, daß ich meine Ressourcen nicht überstrapaziere. Also: gerade nicht zu arbeiten, bis nichts mehr geht, sondern mir abends noch ein, zwei Stunden für mich zu nehmen und ganz bewußt zu regenerieren.

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• Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind)
• Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenn es sein muß) noch warten (z.B. den Papierstapel neben dem Schreibtisch wegräumen, in dem ein paar Dokumente liegen, die ich irgendwann wieder brauchen werde)
• Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann nahm ich mir vor, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Meistens stand am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kam im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen hatte, war ich zufrieden.

Eine Weile habe ich die Agenda nach Kontexten bzw. Orten sortiert. Jüngst bin ich dazu übergegangen, sie wieder nach Lebensbereichen zu ordnen – dann sehe ich nämlich, welcher zu kurz gekommen ist und welchem Bereich ich viel Aufmerksamkeit gewidmet habe. Die Priorisierung habe ich mittlerweile an die Eisenhower-Matrix angelehnt:

• Rot ist wichtig und dringend,
• Blau ist “nur” dringend und
• gelb sind die “QuadrantII”-Aufgaben, die wirklich wichtig sind, ohne schon dringend zu sein, und zum Teil auch Freude und Qualität in den Alltag bringen.

Die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben schreibe ich eigentlich gar nicht erst auf. (Alternativ könnte man denen einfach gar keine Farbe geben.) Was wichtig und was unwichtig ist, entscheide natürlich ich. Ergänzt wird diese Matrix durch zwei weitere Farben: Mit blauer Tinte streiche ich Aufgaben, die entfallen sind. Braun wird durchgestrichen, was ich verschoben habe und grün alles, was ich erledigt habe. Wenn am Wochenende ganz viel grün durchgestrichen ist, kann ich mich freuen und ohne schlechtes Gewissen die Seele baumeln lassen.

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