Camilla Kutzners Schreibstube» papier

Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz

camilla — Mon, 24 Aug 2009 06:14:24 +0000

Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließlich Papier für mein Zeitmanagement. Zeit für eine (vorläufige) Bilanz: Mein Setup hat sich im wesentlichen nicht verändert (außer, daß ich den Archiv-Teil abgeschafft habe und erledigte Agenda-Kärtchen gleich wegwerfe); ich nutze nach wie vor einen Karteikasten, einen Hipster PDA und einen Taschenkalender.

Was hat sich verändert?
Ich bin weniger perfektionistisch. Ab und zu entgeht mir tatsächlich etwas, aber das ist nicht schlimm, da ich mich im Großen und Ganzen entspannter fühle; vor allem die Zen To Done-Empfehlung, nur die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festzulegen, ist eine großartige Entlastung. Nicht, daß ich dann nicht trotzdem jede Menge Kleinigkeiten nebenbei erledige; aber durch den Fokus auf “wichtigste”, nicht unbedingt dringlichste Aufgaben fühle ich mich gleichzeitig fokussierter.

Zeit für den wöchentlichen Rückblick zu finden, bleibt anstrengend (wen wundert es: 40-Stunden-Job plus Schreiben für imgriff.com sind viel). Auch an der Balance zwischen dem “Zeug, das so anfällt” und dem großen Überblick arbeite ich noch – und an der gesamten Work-Life-Balance ohnehin. Solange ich jedoch den Wochenrückblick konsequent praktiziere, hat das Paper-only-System einen sehr positiven Effekt auf die gefühlte Verbindung von langfristigen Zielen und “Tagesgeschäft”. Das wichtigste für mich ist jedoch nach wie vor, daß Papier überall greifbar ist und ich dadurch unabhängig vom Computer bin, den ich tatsächlich gerne auch mal ausschalte.

Teilweise bin ich zum Digitalen zurückgekehrt: für Aufgaben, die ausschließlich mit Digitalem zu tun haben, nutze ich inzwischen wieder ergänzend Remember The Milk, außerdem für die Aufgabenverwaltung im Büro (ein reiner Computerjob) und die Terminkoordination mit den Kollegen Outlook sowie das CRM vtiger. Reine Lehre ist das nicht (zumindest Leo Babauta predigt “Ein System für alles”), aber es ist praktisch und RTM ist zudem unschlagbar simpel.

Soweit also meine Bilanz. Kann ich es empfehlen, Zeitmanagement mit Papier und Stift zu treiben? Ich würde sagen, es ist zum einen Geschmackssache und zum anderen auch davon abhängig, ob man “always on” ist oder nicht; ich bin davon überzeugt, daß jedes Zeitmanagementsystem, ob nun analog oder digital, primär eine Sache der Gewohnheiten ist.

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Adieu Sauklaue: 6 Tips für eine lesbare Handschrift

camilla — Mon, 20 Apr 2009 17:34:56 +0000

In der Grundschule haßte ich Schönschreiben, die gesamte Schulzeit über hatte ich eine zwar lesbare, aber nicht sonderlich schöne Handschrift. Mit dem Studium besserte sich das etwas, aber es gibt Mitschriften, die ich heute kaum noch entziffern kann.
Heute gibt es Menschen, die kaum mehr von Hand schreiben. Gebraucht man sie nicht, degeneriert die Handschrift ebenso, wie wenn man immer nur hektisch schreibt, doch es gibt Situationen, wie etwa die Examensklausur, wo man nicht umhin kommt, von Hand zu schreiben und (strafverschärfend) andere es dann noch lesen müssen.

Eine unleserliche Handschrift ist nichts, was man einfach so ertragen muß. Auch wenn nicht jede/r seine Einkaufslisten so schreibt, daß ein Kalligraph seine Freude daran hätte, gibt es ein paar simple Tricks, die die Handschrift lesbar erhalten:

Es einfach tun: Auch Handschrift ist Übungs- und Trainingssache.
an einer Tafel schreiben: Seit ich meine Einkaufsliste auf einer kleinen Tafel führe, die in meiner Küche hängt, hat sich meine Handschrift verbessert, weil es mit Kreide einfacher ist, in langen Linien mit wenig Absetzen zu schreiben, als jeden Buchstaben neu anzusetzen.
Schreiben wie ein Erstklässler: Es hilft, wenn man dann und wann zwischendrin, vielleicht nur ein paar Zeilen, versucht, so zu schreiben, wie einem Schreibschrift in der Grundschule einmal beigebracht worden ist. Dadurch prägt sich einem die konventionelle Gestalt von Buchstaben wieder ein. Meiner Schrift hat es in ähnlicher Weise gutgetan, Sütterlin schreiben zu lernen und meine To Do-Liste einige Tage in Sütterlin zu führen.
Das richtige Werkzeug finden: Deine Handschrift ist mit Kugelschreiber eine Katastrophe? Dann probiere andere Schreibwerkzeuge: Tintenroller, Fineliner, Gelschreiber, Füller. Mir persönlich kommt der Füller am meisten entgegen, weil er sehr wenig Druck benötigt.
Das richtige Papier: Das fängt schon bei der Oberfläche an. Saugendes Recyclingpapier mit ultraglatter Oberfläche ist nichts für Füllerbenutzer, und auf den Rückseiten ausrangierter Uniskripten schreibt es sich bisweilen nur wenig komfortabler als auf Sandpapier. Mit der Lineatur geht es weiter: Ob einem liniertes, kariertes oder Blankopapier am ehesten entgegenkommt, findet man am besten im Selbstversuch heraus.
Im eigenen Tempo schreiben: Hektisches Schreiben macht die beste Hand zur Sauklaue. Manchmal kommt man nicht um hektisches Mitschreiben herum, generell tut es der Handschrift aber gut, wenn man immer wieder mit Muße oder einfach nur in seinem eigenen Tempo schreibt. Vielleicht schreibt der eine von Natur aus schnell, der anderen liegt ein gelasseneres Tempo. Mir ging es in der Grundschule so, daß ich nur entweder schnell oder schön schreiben konnte – heute kann ich mir nicht immer, aber doch in vielen Situationen aussuchen, wie schnell ich schreibe.

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Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

camilla — Thu, 19 Mar 2009 07:05:48 +0000

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema.
Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

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