Camilla Kutzners Schreibstube» aufgaben

To Do-Listen? “I will do ONE thing today!”

camilla — Thu, 19 Mar 2009 19:40:33 +0000

In meinem Artikel heute morgen erwähnte ich den Ansatz der “drei wichtigsten Aufgaben”. Eine noch reduziertere Agenda verwendet Marc von marcandangel.com: “I will do one thing today”. Der Gedanke dahinter: Fokussiere Dich darauf, etwas wirklich Wichtiges und Produktives anzugehen, statt viel zu erledigen, aber nicht voranzukummen. Ein Ansatz, den ich für äußerst produktiv halte.

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Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

camilla — Thu, 19 Mar 2009 07:05:48 +0000

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema.
Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließl [...]...

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Selbstversuch: Zurück zu Papier

camilla — Sat, 28 Feb 2009 11:39:19 +0000

Seit geraumer Zeit verwende ich digitale Helfer (erst ThinkingRock, dann Remember The Milk), um meine Aufgaben zu verwalten. Ich habe festgestellt, daß es mit einem digitalen System zwar leicht fällt, alles, was einen so anspringt, zu erfassen und zu regeln, daß ich mich aber allzu oft im Tagesgeschäft verliere und die längerfristigen Ziele aus den Augen verliere, mich reaktiv nur mit den Aufgaben beschäftige, die mir so hingeworfen werden, statt aktiv anzugehen, was mir wichtig ist und langfristiges Wachstum bringt. (Mir fällt gerade auf, daß ich keine Aufgabenverwaltungssoftware kenne, die so etwas wie eine Anbindung von täglicher Agenda an langfristige Ziele beherzigt: kenne ich ein solches Programm nur nicht, oder gibt es keins?)
Zudem bin ich kein Mensch, der ununterbrochen einen Computer oder ein internetfähiges Handy in Reichweite hat. Meine fruchtbarsten Momente finden eher statt, wenn die Datenschleuder aus ist und das Handy nicht klingelt, und mit einem Stift in der Hand denke ich meist tiefer, mutiger und kreativer als auf eine Tastatur eintippend.
Darum versuche ich jetzt, einen anachronistischen Weg einzuschlagen: Zurück zum Papier. Ich werde in den nächsten vier Wochen meine Aufgaben mit einem Hipster PDA verwalten, habe mir vorgenommen, die Gewohnheit Nr. 2 aus Zen To Done zu beherzigen, nämlich das Durcharbeiten, und mich zugleich bei der Planung auf drei Hauptaufgaben pro Tag zu beschränken.
Was ich davon erwarte, ist eine Verschiebung des Fokus weg vom “regeln” und reaktiven Verwalten hin zu klareren persönlichen Prioritäten und aktiverem Angehen von Zielen, sowie eine bessere Verbindung zwischen meinen langfristigen Zielen und täglichen Agenda. Mal sehen, was ich in vier Wochen darüber berichten kann.

Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließl [...]...

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