Camilla Kutzners Schreibstube» Agenda

Das Gründungsdokument der Schreibstube

camilla — Thu, 30 Apr 2009 15:40:26 +0000

Ich hatte den Gedanken schon länger: Meine “Schreibstube” wurde ja aus einem einzigen Forenbeitrag geboren. Ich glaube, auf dem ursprünglichen Forum ist er längst nicht mehr vorhanden. Diesen Beitrag wollte ich gern mit Euch teilen. Hier ist er – Usernamen habe ich ausgelassen:

Hallo xx,

Irgendwie fühle ich mich gerade von meinem Studium überfordert. [...] Ihr kennt nicht zufällig eine gute Methode, etwas Ordnung in mein Studienchaos zu bringen und das Ganze irgendwie halbwegs systematisch anzugehen?

Herzlich willkommen im Club der Aufschiebe-Geplagten! Und gut, daß Du das schon im ersten Semester angehen willst. Viele bemerken das Problem ja erst viel später… *sigh* *auf ihren Ava schiel*

Vielleicht solltest Du erst einmal eine Bestandsaufnahme machen: Was ist alles liegengeblieben? Was mußt Du an laufenden Arbeiten noch erledigen?
Ich habe lange auch mit liegengebliebenen Arbeiten gekämpft und versucht, gleichzeitig “normal” weiterzumachen mit dem Studium – hätte ich mir zwischendrin mal ein Semester Auszeit genommen und nur das Liegengebliebene zuende geführt, hätte ich diesen Berg schneller abtragen können…

Hier sind die Dinge, die in meiner Trickkiste obenauf liegen:

1. Arbeitszeit eingrenzen und Freizeit
Ich habe lange den Fehler gemacht (und gelegentlich, wenn ich den Zeitdruck spüre, mache ich ihn heute noch), zu denken, daß ich kein Leben neben dem Studium haben darf. Bloß keine Projekte nebenher. Natürlich habe ich trotzdem andere Sachen gemacht und dabei ein rebellisches “Das nehm ich mir jetzt!”-Gefühl gehabt, danach ein schlechtes Gewissen. Und dann wollte ich natürlich erst recht nicht mehr ans Arbeiten denken – verflixter Teufelskreis!
Ein Psychologe meinte zu mir mal: Jede Planung fängt mit der Planung der Freizeit an. Das wollte ich natürlich nicht glauben, aber auf die lange Sicht ist es wichtig, nicht im Ausnahmezustand zu leben, keine “Gefängnisstrafe” aus dem Studium zu machen. Mir hilft es, die Studienzeit zu begrenzen und, sagen wir, um 20 Uhr (ich bin eine Spät-Arbeiterin) zu sagen: Feierabend! Allein schon, weil irgendwann solche Dinge wie Essen, Körperpflege, Kommunikation usw. ja auch stattfinden müssen.
In der letzten Lernphase ging es allerdings auch, daß ich mich nach dem Abendessen usw. noch einmal eine Stunde hingesetzt habe, aber da hatte ich dann auch schon Freizeit gehabt.
Entscheidend ist für mich gar nicht mal die [i]Quantität[/i] der Freizeit, sondern die Balance zwischen Leben und Arbeit und die Qualität der Freizeit. Sie soll wirklich erholsam sein. Dementsprechend gönne ich mir auch das eine oder andere Vorhaben nebenher, das Spaß macht und Befriedigung bringt.

2. Agenda
Ich schreibe mir oft am Montag eine Agenda für die Woche. Wenn ich alles aufgelistet habe, was ich diese Woche vorhabe, vergebe ich Prioritäten, ungefähr:
Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind)
Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenns sein muß) noch warten
Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann versuche ich, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Ich streiche erledigte Aufgaben grün durch, damit ich sie von weggefallenen Aufgaben unterscheiden kann. Meistens steht am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kommt im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen habe, bin ich zufrieden.

3. Arbeitstagebuch
Ich führe ein Arbeitstagebuch, in das ich reinschreibe, was ich wann an welchem Ort gemacht habe, mit ein, zwei Worten zum Gefühl dabei und zur Zufriedenheit. Das hilft mir 1. gegen das “Ich hab gar nix getan!”-Gefühl und 2. kann ich damit feststellen, wann und wo ich am besten arbeite, wieviel Arbeitszeit ich realistischerweise in einem Tag unterbringen kann, ohne mich kaputtzumachen, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt und welche Arbeiten ich tendenziell am längsten vor mir herschiebe – also zusammenfassend: es erlaubt mir, mein Arbeitsverhalten zu analysieren und dementsprechend auch realistischer zu planen.

4. Einzelschritte
Ich zerlege die anstehende Arbeit, soweit möglich, in Einzelschritte. Das macht das Ganze besser zu bewältigen und überhaupt erst planbar. Ich vergleiche wissenschaftliche Arbeit gerne damit, einen Berg zu besteigen. Wenn ich zu Fuß auf einen Sechstausender rauf will, gehe ich ja nicht einfach los, sondern ich schaue mir eine Karte an: wo kann ich lang, wie weit ist das, wo kann ich mich unterwegs versorgen, wo kann ich übernachten, was muß ich mitnehmen ins Basislager?
Wenn ich diese Einzelschritte habe, macht das zugleich den Fortschritt fühlbarer, ich finde es immer schon befriedigend, wenn ich einen davon als erledigt abhaken kann.

5. Übersicht behalten
Ich verschaffe mir immer wieder Übersicht: Wo stehe ich in meinem Projekt? Was ist schon gemacht, was muß noch sein, wie weit bin ich mit einzelnen Teilaufgaben? Es ist manchmal unangenehm, die eigene Planung revidieren zu müssen, aber der “Uhrenvergleich” mit der Realität muß sein. Um im Bergsteigerbild zu bleiben: Wenn das Wetter gut ist, kann ich lange Tagesetappen gehen, wenn ich dagegen feststelle, daß die Route, die auf der Karte gangbar aussah, doch nicht begehbar ist (sei es, weil ich die Steigung falsch eingeschätzt habe, weil die Karte veraltet war oder weil da gestern ein Bergrutsch niedergegangen ist), muß ich eine andere suchen. Beim Bergsteigen muß ich mich auch aufs Wetter einstellen, und wenn es stürmt, tue ich mir keinen Gefallen damit, dann eine Gletscherüberquerung zu wagen.
Ich habe z.B. auch gerne eine Bücherliste dabei, auf der alle Bücher draufstehen, die ich für das jeweilige Projekt brauche, und ggf. auch, ob ich sie besorgt habe, wo sie stehen etc. – für Literaturverwaltung kann ich übrigens nur empfehlen, sich ein Bibliographieprogramm zuzulegen. Dazu gab’s hier auch schon mal einen Thread.

6. Kreative Methoden
Ich weiß nicht, ob Dir Mindmapping, Clustering, Brainstorming, Rapid Writing etc. was sagen. Ich möchte jedenfalls nicht mehr ohne diese Methoden arbeiten – dazu gibt’s aber auch reichlich Bücher.

Viele Grüße
xx

No related posts.

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.

To Do-Listen? “I will do ONE thing today!”

camilla — Thu, 19 Mar 2009 19:40:33 +0000

In meinem Artikel heute morgen erwähnte ich den Ansatz der “drei wichtigsten Aufgaben”. Eine noch reduziertere Agenda verwendet Marc von marcandangel.com: “I will do one thing today”. Der Gedanke dahinter: Fokussiere Dich darauf, etwas wirklich Wichtiges und Produktives anzugehen, statt viel zu erledigen, aber nicht voranzukummen. Ein Ansatz, den ich für äußerst produktiv halte.

No related posts.

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.

Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

camilla — Thu, 19 Mar 2009 07:05:48 +0000

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema.
Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließl [...]...

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.

Selbstversuch: Zurück zu Papier

camilla — Sat, 28 Feb 2009 11:39:19 +0000

Seit geraumer Zeit verwende ich digitale Helfer (erst ThinkingRock, dann Remember The Milk), um meine Aufgaben zu verwalten. Ich habe festgestellt, daß es mit einem digitalen System zwar leicht fällt, alles, was einen so anspringt, zu erfassen und zu regeln, daß ich mich aber allzu oft im Tagesgeschäft verliere und die längerfristigen Ziele aus den Augen verliere, mich reaktiv nur mit den Aufgaben beschäftige, die mir so hingeworfen werden, statt aktiv anzugehen, was mir wichtig ist und langfristiges Wachstum bringt. (Mir fällt gerade auf, daß ich keine Aufgabenverwaltungssoftware kenne, die so etwas wie eine Anbindung von täglicher Agenda an langfristige Ziele beherzigt: kenne ich ein solches Programm nur nicht, oder gibt es keins?)
Zudem bin ich kein Mensch, der ununterbrochen einen Computer oder ein internetfähiges Handy in Reichweite hat. Meine fruchtbarsten Momente finden eher statt, wenn die Datenschleuder aus ist und das Handy nicht klingelt, und mit einem Stift in der Hand denke ich meist tiefer, mutiger und kreativer als auf eine Tastatur eintippend.
Darum versuche ich jetzt, einen anachronistischen Weg einzuschlagen: Zurück zum Papier. Ich werde in den nächsten vier Wochen meine Aufgaben mit einem Hipster PDA verwalten, habe mir vorgenommen, die Gewohnheit Nr. 2 aus Zen To Done zu beherzigen, nämlich das Durcharbeiten, und mich zugleich bei der Planung auf drei Hauptaufgaben pro Tag zu beschränken.
Was ich davon erwarte, ist eine Verschiebung des Fokus weg vom “regeln” und reaktiven Verwalten hin zu klareren persönlichen Prioritäten und aktiverem Angehen von Zielen, sowie eine bessere Verbindung zwischen meinen langfristigen Zielen und täglichen Agenda. Mal sehen, was ich in vier Wochen darüber berichten kann.

Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließl [...]...

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.

Was tun, wenn alles zuviel wird?

camilla — Wed, 03 Dec 2008 17:49:13 +0000

Es gibt Tage, da stürzen die Aufgaben scheinbar nur so auf einen ein. Irgendwann ist alles zuviel, und man möchte am liebsten ins Bett kriechen und die Decke über den Kopf ziehen. Doch gerade das kommt in so einer Situaltion nicht in Frage.

Meine Strategie dagegen sieht so aus:

Einen Tee oder Kaffee kochen und mir eine kurze Atempause genehmigen.
Mich an einem ruhigen Ort hinsetzen und alle Aufgaben aufschreiben, die mir gerade im Kopf herumspuken.
Fällt mir nichts weiter ein, wird von dieser Liste erst einmal alles gestrichen, was nicht wirklich sein muß oder was ich nicht unbedingt tun will. Hier ist auch der Punkt, zu schauen, ob man eine Aufgabe selbst erledigen muß oder ob man sie an jemand anderen abgeben kann – vielleicht kann z.B. mein Mitbewohner, wenn er morgen ohnehin in die Bibliothek geht, meine geliehenen Bücher mitnehmen.
Die übrigen Aufgaben werden mit einer Priorität versehen, zum Beispiel nach diesem System.
Wahrscheinlich ist immer noch zuviel auf der Liste, um es an einem Tag zu erledigen: Was davon muß heute noch sein? Was hat die nachteiligsten Konsequenzen, wenn ich es nicht tue bzw. liegenlasse? Diese Aufgaben gehe ich gleich an. Wenn der Widerstand sehr groß ist, arbeite ich oft erst einmal zwei, drei kleinigkeiten ab, dann habe ich das Gefühl, schon einmal etwas erledigt zu haben und habe mich “warmgeschafft”. Hier lauert allerdings eine Prokrastinationsfalle, nämlich lauter Kleinigkeiten zu erledigen und dabei den wichtigen “großen Brocken” immer weiter vor sich herzuschieben.

Für mich ist es gerade in so einer Situation wichtig, den Überblick zu behalten, also z.B. mein Arbeitstagebuch zu führen, erledigte Aufgaben abzuhaken, meine Agenda, eventuell auch meine Projektplanung, in Sichtweite zu behalten, sowie darauf zu achten, daß ich meine Ressourcen nicht überstrapaziere. Also: gerade nicht zu arbeiten, bis nichts mehr geht, sondern mir abends noch ein, zwei Stunden für mich zu nehmen und ganz bewußt zu regenerieren.

No related posts.

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.

Die dreifarbige Agenda

camilla — Wed, 18 Jun 2008 20:04:55 +0000

Als ich anfing, mich mit Zeitmanagement zu beschäftigen, schrieb ich ToDo-Listen und irgendwann nervte mich diese lange, unübersichtliche Liste ohne Prioritäten, die auch nie kürzer zu werden schien. Dann änderte ich das System: am Montag (manchmal auch erst am Dienstag) schrieb ich eine Agenda für die Woche. Wenn ich alles aufgelistet habe, was ich diese Woche vorhabe, vergebe ich Prioritäten, ungefähr:

Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind)
Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenn es sein muß) noch warten (z.B. den Papierstapel neben dem Schreibtisch wegräumen, in dem ein paar Dokumente liegen, die ich irgendwann wieder brauchen werde)
Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann nahm ich mir vor, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Meistens stand am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kam im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen hatte, war ich zufrieden.

Eine Weile habe ich die Agenda nach Kontexten bzw. Orten sortiert. Jüngst bin ich dazu übergegangen, sie wieder nach Lebensbereichen zu ordnen – dann sehe ich nämlich, welcher zu kurz gekommen ist und welchem Bereich ich viel Aufmerksamkeit gewidmet habe. Die Priorisierung habe ich mittlerweile an die Eisenhower-Matrix angelehnt:

Rot ist wichtig und dringend,
Blau ist “nur” dringend und
gelb sind die “QuadrantII”-Aufgaben, die wirklich wichtig sind, ohne schon dringend zu sein, und zum Teil auch Freude und Qualität in den Alltag bringen.

Die unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben schreibe ich eigentlich gar nicht erst auf. (Alternativ könnte man denen einfach gar keine Farbe geben.) Was wichtig und was unwichtig ist, entscheide natürlich ich. Ergänzt wird diese Matrix durch zwei weitere Farben: Mit blauer Tinte streiche ich Aufgaben, die entfallen sind. Braun wird durchgestrichen, was ich verschoben habe und grün alles, was ich erledigt habe. Wenn am Wochenende ganz viel grün durchgestrichen ist, kann ich mich freuen und ohne schlechtes Gewissen die Seele baumeln lassen.

No related posts.

Ähnliche Artikel bereitgestellt von Yet Another Related Posts Plugin.