Camilla Kutzners Schreibstube» Zeitmanagement

Alles auf Anfang! Zen to Done, revisited

camilla — Mon, 22 Aug 2011 06:41:41 +0000

Gibt es Menschen, die mit Dingen, die sie sich einmal vorgenommen haben, niemals, wirklich niemals, nachlässig werden? Ich glaube nicht. Letztens habe ich festgestellt, daß meine Produktivitäts-Gewohnheiten es vertragen könnten, einmal “nachgeschärft” zu werden. Da ich mich nicht für einen Übermenschen halte, will ich das eine nach der anderen tun, wie es Leo Babauta in Zen To Done vorschlägt.

Mit der Auswahl dieser Gewohnheit halte ich mich auch an einen Vorschlag von Leo:

Wenn Du die Gewohnheitsänderungen nicht von 1 bis 10 angehen möchtest, schlage ich vor, dass Du mit denen beginnst, die die positivsten Effekte für Dein Leben versprechen.

Ich habe mich gefragt: Welche Gewohnheit kann mir derzeit am meisten bringen? Es ist ganz klar der Wochenrückblick. Zum einen, weil er mir einen Anstoß gibt, ganz bewußt regelmäßig zu Rückschau zu halten (etwas, was gerne einmal untergeht, wenn ich permanent mit “Tagesgeschäft” beschäftigt bin) und mich zu orientieren: Wo stehe ich bezüglich meiner Ziele? Worauf sollte ich meine Prioritäten setzen und was bringt mich nicht weiter? Zum anderen schafft so ein regelmäßiger Rückblick einen Wochenrhythmus, etwas, was mir sehr gut hilft, meine Zeit besser im Blick zu behalten. Da Leo vorschlägt, sich für das Annehmen einer Gewohnheit einen Monat Zeit zu nehmen (was ich auch sehr sinnvoll finde), werde ich mich bis zur Tagundnachtgleiche (am 23. September) mit dem Thema “Wochenrückblick” beschäftigen und mir dann eine neue Gewohnheit aussuchen, die ich auffrischen oder ganz neu aufbauen möchte.

Daß ich das hier veröffentliche, ist ein ebenfalls in Zen to Done vorgeschlagener Motivationshack:

Selbstverpflichtung – Fasse den Vorsatz, eine Gewohnheit zu lernen oder aufzugeben, und mach Deinen Vorsatz so öffentlich wie möglich. Schreibe ihn in Dein Blog, such Dir ein passendes Online-Forum oder erzähle Freunden und Familie davon. Je größer der positive öffentliche Druck, desto besser.

Als Termin für den Wochenrückblick favorisiere ich im Moment den Freitagnachmittag bzw. -abend. Damit kann ich die Woche nicht nur gut abschließen, sondern starte auch gut vorbereitet in die nächste Woche. Ich halte Euch auf dem Laufenden, ob dieser Plan aufgeht.

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Deutschsprachige Zen To Done-User-Group

camilla — Wed, 17 Aug 2011 17:38:21 +0000

Es ist so ein Floh im Ohr, der mir immer wieder kommt: Eine Anwendergruppe für Zen to Done. Auf deutsch.

Da ich glaube, daß gegenseitige Unterstützung beim Gewohnheiten-Ändern eine ganz wunderbare Sache ist, habe ich dem Floh nachgegeben und mal eine deutschsprachige Zen To Done-Google-Group ins Leben gerufen.
Wer Lust hat: einfach anmelden, man braucht für viele Funktionalitäten nicht mal ein Google-Konto. Kurze Vorstellungen a la “Ich bin die und die/der und der, mache das und das und interessiere mich für ZTD, weil… ” sind nicht verkehrt, aber keine Pflicht.

Ich habe das Archiv jetzt erst einmal bewußt öffentlich gelassen (damit man sich einen einigermaßenen Überblick verschaffen kann), es kann also jede/r, der/die diese Gruppe findet, im Archiv lesen. (Eventuell denke ich darüber später nochmal nach.) Darum: Erst denken, dann posten.

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Arbeitsalltag auf der ISS

camilla — Fri, 08 Jul 2011 19:23:32 +0000

Passend zum letzten Space Shuttle-Start überhaupt habe ich dieser Tage ein Video gefunden, das einen kleinen Einblick in die Arbeitsorganisation der Besatzung der Internationalen Raumstation gibt. Der belgische Astronaut Frank de Winne erläutert, wie ein Arbeitstag für ihn und seine Kollegen abläuft:

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Work in progress: Phasen einer wissenschaftlichen Arbeit

camilla — Tue, 26 Apr 2011 18:45:17 +0000

In der Literatur über das Schreiben wird der Prozeß des Schreibens höchst unterschiedlich strukturiert. Die Anzahl geht von vier Phasen (Lutz von Werder) bis zu sieben (Otto Kruse). Nun sind die Übergänge von einer Phase in die nächste natürlich fließend, manchmal stellt man schon im weit fortgeschrittenen Prozeß der Textentstehung fest, daß man ein bestimmtes Werk noch einmal genauer auseinandernehmen muß oder gar: daß man für eine bestimmte Präzisierung noch einmal recherchieren muß; daß man vielleicht ein Kapitel anders strukturieren muß oder oder oder. Grundsätzlich ist es aber sehr sinnvoll, eine längere Arbeit im vorhinein zu strukturieren und zeitlich zu planen, wie vorläufig auch immer. Ich gehe ja auch nicht ohne Etappenplanung, Landkarte, Uhr und Kompaß los, um einen Sechstausender zu besteigen. Ich arbeite gerade an einer Artikelserie zu diesem Thema und da ich für mich nie der Weisheit letzten Schluß gefunden habe, wenn es um die Struktur meines Arbeitsprozesses ging, bin ich mir auch gerade nicht so schlüssig, wie ich die Serie unterteilen soll. Mein eigener Arbeitsprozeß neigt dazu, hochgradig iterativ zu sein und etliche Schleifen von Ideensammlung, Recherche, Materialauswertung, Strukturierung und Schreiben zu durchlaufen. Das ist in meiner Situation – ich kann recht frei gestalten, was und wann ich schreibe – praktikabel, unter den Bedingungen eines Studiums vielleicht deutlich weniger. Darum mal wieder eine Frage an Euch, liebe LeserInnen: Wenn Ihr (wissenschaftlich) schreibt – wie strukturiert Ihr Euren Arbeitsprozeß?

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Wie ich mit E-mails zurechtkomme

camilla — Mon, 23 Aug 2010 04:30:38 +0000

Dauerthema E-mail: Da die Kollegen von imgriff.com gerade die “Inbox-Zero-Tipps” von Kevin Rose als Link am Morgen hatten, inspiriert mich das, aufzuschreiben, wie ich denn mit der Flut von E-mails zurechtkomme, die tagtäglich in meinem Postfach landet.

Ich sorge in der Hinsicht nämlich nicht gerade für wenig Input: Beruflich ist e-mail mein Haupt-Kommunikationsmedium, auch privat mache ich eine Menge über Mail (SMS schreibe ich nur, wenn es nicht anders geht – das Tippen auf dem Handy ist mir zuwider), ich bin auf einigen Mailinglisten, und dann sind da noch die unvermeidlichen Newsletter von Diensten, bei denen ich angemeldet bin, Kommentar-Benachrichtigungen vom Blog und so weiter. Eine ziemlich produktivitätstötende Informationsflut, möchte man meinen. Wie bleibe ich trotzdem “obenauf”?Dafür habe ich einige Strategien. Da ich mit zwei verschiedenen Clients mit verschiedenen Möglichkeiten arbeite, hat sich für Outlook auf der einen und Thunderbird auf der anderen Seite jeweils eine eigene Strategie ergeben.

Für Outlook, das ich ausschließlich im Büro verwende, ist das folgende:

Nichts bleibt im Eingang. Für jedes Projekt habe ich einen eigenen Unterordner, in den ich Mails sofort einsortiere. Muß etwas getan werden, wird es als Aufgabe geflaggt.
Ich nutze ausgiebig Suchmöglichkeiten, etwa das Xobni-Addon oder auch die eingebaute Suche von Outlook.
Mails, auf die ich später noch zurückgreifen möchte oder zu denen ich mir Notizen machen möchte, werden an OneNote gesendet.
In meiner Aufgabenliste arbeite ich mit Tags: muß ich jemanden anrufen (da wird auch, wenn der Kunde eine bestimmte Zeit angegeben hat, zu der er erreichbar ist, ein Reminder eingestellt), warte ich auf Informationen von Kollegen?
Ich verlasse mich allerdings nicht allein auf Outlook: Das Herz meiner Aufgabenorganisation bildet auch im Büro Thinkingrock.

Zuhause nutze ich im Wesentlichen das flexible Setup für Thunderbird, das Marcel Weiss auf imgriff einmal beschrieben hat. Mit einer Modifikation: ich verschiebe einmal monatlich alle Mails des vorigen Monats in einen Archivordner, damit Thunderbird sich nicht mit einem Posteingang abmühen muß, der mehrere tausend Mails umfaßt. Der wichtigste meiner virtuellen Ordner ist der “ungelesen”-Ordner. Die Suche dafür habe ich so eingestellt, daß sie Mails von Mailinglisten ausnimmt – die lese ich, wenn ich gerade Zeit dafür habe. Diesen Ordner überfliege ich immer als erstes. Was ich nicht brauche, wird sofort gelöscht. Die wenigen übrigen Mails werden gegebenenfalls mit Tags versehen, über die sie dann wieder in andere virtuelle Ordner einsortiert werden – der wichtigste davon ist heißt schlicht “machen” und enthält alle Mails mit dem Tag “zu erledigen”. Falls mir sofort etwas dazu einfällt, lege ich über das Plugin Xnote eine Notiz an (das können Stichpunkte für eine Antwort sein oder Informationen, was genau zu tun ist). Ist eine Aufgabe erledigt, wird dieser Tag entfernt. Andere Mails, etwa Benachrichtigungen über Kommentare von meinem Blog, werden automatisch mit “zu erledigen” geflaggt. Habe ich den Kommentar moderiert bzw. beantwortet, kann ich die Mail in 95% der Fälle ohnehin löschen.

Da ich auf mehreren Rechnern arbeite (Netbook, Desktop-Rechner und portabler Thunderbird auf USB-Stick), ist IMAP eine sehr segensreiche Erfindung für mich: So sind Mails, die ich etwa unterwegs auf dem Netbook als “zu erledigen” tagge, bereits entsprechend markiert, wenn ich mich zuhause auf dem Desktop einlogge.

Und ganz allgemein gilt: Die “Entf”-Taste ist mein bester Freund. Ist sofort offensichtlich, daß ich eine Mail nicht (mehr) brauche (etwa den wöchentlichen Bericht von XinG oder der GMX-Spamschutz-Report), wird sie gelöscht.

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Seminare besuchen – wann lohnt sich das?

camilla — Fri, 22 Jan 2010 07:25:31 +0000

Welche Universitätsseminare ich besuchte, habe ich im Studium vor allem nach pragmatischen Gesichtspunkten entschieden: oft blieben im Puzzlespiel zwischen zwei Fächern, Veranstaltungen an mehreren Universitäten und wechselnden Brotjobs nur wenige Optionen übrig. Und von diesen wählte ich dann meist das Seminar, dessen Thema mich mehr interessierte.

Wann aber lohnt es sich, ein Seminar zu besuchen, das nicht Pflicht ist und vielleicht neben der Investition in Zeit auch noch Geld kostet? Zweifellos nicht immer: Manche Fähigkeiten kann man sich leicht selbst aneignen, z.B. aus Büchern oder aus dem Internet lernen.

Die Zeit und eventuell das Geld zu investieren, lohnt sich indessen, wenn

man einen schnellen Einstieg in ein Thema braucht und sich rasch Grundlagen aneignen muß,
man allein nicht “reinkommt” – so ging es mir mit Excel, erst in einem Kurs an der ZEDAT begriff ich, wozu dieses Programm gut ist und wie es funktioniert;
es hilft, die theoretisch angeeigneten Kenntnisse gleich zusammen mit anderen praktisch zu erproben, z.b. beim Lernen von Fremdsprachen, oder
es um ein Thema, eine Fertigkeit, geht, die sogar nur in der Interaktion mit anderen zu lernen ist, ob das nun Dirigieren, Ensemblemusik, Gesprächsführungstechnik oder ein Teamsport ist.

Meiner Erfahrung nach ist gegenüber dem autodidaktischen Lernen der Zeitgewinn durch ein gut gestaltetes Seminar auch nicht zu vernachlässigen. Zwar investiert man erst einmal einige Stunden, einen Tag oder auch ein Wochenende. Sich Recherchetechniken, Bibliotheksnutzung, die Bedienung von Word oder Zeitmanagement auf diese Weise anzueignen statt in kompletter Eigenregie, zahlt sich sehr bald aus – gerade, wenn man es eilig hat.

imgriff.com

Müssen Vorlesungen immer langweilig sein?

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Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz

camilla — Mon, 24 Aug 2009 06:14:24 +0000

Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließlich Papier für mein Zeitmanagement. Zeit für eine (vorläufige) Bilanz: Mein Setup hat sich im wesentlichen nicht verändert (außer, daß ich den Archiv-Teil abgeschafft habe und erledigte Agenda-Kärtchen gleich wegwerfe); ich nutze nach wie vor einen Karteikasten, einen Hipster PDA und einen Taschenkalender.

Was hat sich verändert? Ich bin weniger perfektionistisch. Ab und zu entgeht mir tatsächlich etwas, aber das ist nicht schlimm, da ich mich im Großen und Ganzen entspannter fühle; vor allem die Zen To Done-Empfehlung, nur die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festzulegen, ist eine großartige Entlastung. Nicht, daß ich dann nicht trotzdem jede Menge Kleinigkeiten nebenbei erledige; aber durch den Fokus auf “wichtigste”, nicht unbedingt dringlichste Aufgaben fühle ich mich gleichzeitig fokussierter.

Zeit für den wöchentlichen Rückblick zu finden, bleibt anstrengend (wen wundert es: 40-Stunden-Job plus Schreiben für imgriff.com sind viel). Auch an der Balance zwischen dem “Zeug, das so anfällt” und dem großen Überblick arbeite ich noch – und an der gesamten Work-Life-Balance ohnehin. Solange ich jedoch den Wochenrückblick konsequent praktiziere, hat das Paper-only-System einen sehr positiven Effekt auf die gefühlte Verbindung von langfristigen Zielen und “Tagesgeschäft”. Das wichtigste für mich ist jedoch nach wie vor, daß Papier überall greifbar ist und ich dadurch unabhängig vom Computer bin, den ich tatsächlich gerne auch mal ausschalte.

Teilweise bin ich zum Digitalen zurückgekehrt: für Aufgaben, die ausschließlich mit Digitalem zu tun haben, nutze ich inzwischen wieder ergänzend Remember The Milk, außerdem für die Aufgabenverwaltung im Büro (ein reiner Computerjob) und die Terminkoordination mit den Kollegen Outlook sowie das CRM vtiger. Reine Lehre ist das nicht (zumindest Leo Babauta predigt “Ein System für alles”), aber es ist praktisch und RTM ist zudem unschlagbar simpel.

Soweit also meine Bilanz. Kann ich es empfehlen, Zeitmanagement mit Papier und Stift zu treiben? Ich würde sagen, es ist zum einen Geschmackssache und zum anderen auch davon abhängig, ob man “always on” ist oder nicht; ich bin davon überzeugt, daß jedes Zeitmanagementsystem, ob nun analog oder digital, primär eine Sache der Gewohnheiten ist.

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Das Gründungsdokument der Schreibstube

camilla — Thu, 30 Apr 2009 15:40:26 +0000

Ich hatte den Gedanken schon länger: Meine “Schreibstube” wurde ja aus einem einzigen Forenbeitrag geboren. Ich glaube, auf dem ursprünglichen Forum ist er längst nicht mehr vorhanden. Diesen Beitrag wollte ich gern mit Euch teilen. Hier ist er – Usernamen habe ich ausgelassen:

Hallo xx,

Irgendwie fühle ich mich gerade von meinem Studium überfordert. [...] Ihr kennt nicht zufällig eine gute Methode, etwas Ordnung in mein Studienchaos zu bringen und das Ganze irgendwie halbwegs systematisch anzugehen?

Herzlich willkommen im Club der Aufschiebe-Geplagten! Und gut, daß Du das schon im ersten Semester angehen willst. Viele bemerken das Problem ja erst viel später… sigh auf ihren Ava schiel

Vielleicht solltest Du erst einmal eine Bestandsaufnahme machen: Was ist alles liegengeblieben? Was mußt Du an laufenden Arbeiten noch erledigen? Ich habe lange auch mit liegengebliebenen Arbeiten gekämpft und versucht, gleichzeitig “normal” weiterzumachen mit dem Studium – hätte ich mir zwischendrin mal ein Semester Auszeit genommen und nur das Liegengebliebene zuende geführt, hätte ich diesen Berg schneller abtragen können…

Hier sind die Dinge, die in meiner Trickkiste obenauf liegen:

1. Arbeitszeit eingrenzen und Freizeit Ich habe lange den Fehler gemacht (und gelegentlich, wenn ich den Zeitdruck spüre, mache ich ihn heute noch), zu denken, daß ich kein Leben neben dem Studium haben darf. Bloß keine Projekte nebenher. Natürlich habe ich trotzdem andere Sachen gemacht und dabei ein rebellisches “Das nehm ich mir jetzt!”-Gefühl gehabt, danach ein schlechtes Gewissen. Und dann wollte ich natürlich erst recht nicht mehr ans Arbeiten denken – verflixter Teufelskreis! Ein Psychologe meinte zu mir mal: Jede Planung fängt mit der Planung der Freizeit an. Das wollte ich natürlich nicht glauben, aber auf die lange Sicht ist es wichtig, nicht im Ausnahmezustand zu leben, keine “Gefängnisstrafe” aus dem Studium zu machen. Mir hilft es, die Studienzeit zu begrenzen und, sagen wir, um 20 Uhr (ich bin eine Spät-Arbeiterin) zu sagen: Feierabend! Allein schon, weil irgendwann solche Dinge wie Essen, Körperpflege, Kommunikation usw. ja auch stattfinden müssen. In der letzten Lernphase ging es allerdings auch, daß ich mich nach dem Abendessen usw. noch einmal eine Stunde hingesetzt habe, aber da hatte ich dann auch schon Freizeit gehabt. Entscheidend ist für mich gar nicht mal die [i]Quantität[/i] der Freizeit, sondern die Balance zwischen Leben und Arbeit und die Qualität der Freizeit. Sie soll wirklich erholsam sein. Dementsprechend gönne ich mir auch das eine oder andere Vorhaben nebenher, das Spaß macht und Befriedigung bringt.

2. Agenda Ich schreibe mir oft am Montag eine Agenda für die Woche. Wenn ich alles aufgelistet habe, was ich diese Woche vorhabe, vergebe ich Prioritäten, ungefähr: Rot – objektiv dringend (z.B. Bücher, die ablaufen und nicht zu verlängern sind) Blau – muß gemacht werden, scheint dringend, kann aber (wenns sein muß) noch warten Gelb – das wäre schön, muß aber nicht unbedingt sein, auch Sachen, die noch länger warten können

Und dann versuche ich, jeden Tag einen Punkt von jeder Kategorie zu erledigen. Ich streiche erledigte Aufgaben grün durch, damit ich sie von weggefallenen Aufgaben unterscheiden kann. Meistens steht am Sonntag immer noch was drauf, und meistens kommt im Lauf der Woche noch was dazu. That’s life. Wenn ich am Sonntag zumindest nichts Rotes mehr dastehen habe, bin ich zufrieden.

3. Arbeitstagebuch Ich führe ein Arbeitstagebuch, in das ich reinschreibe, was ich wann an welchem Ort gemacht habe, mit ein, zwei Worten zum Gefühl dabei und zur Zufriedenheit. Das hilft mir 1. gegen das “Ich hab gar nix getan!”-Gefühl und 2. kann ich damit feststellen, wann und wo ich am besten arbeite, wieviel Arbeitszeit ich realistischerweise in einem Tag unterbringen kann, ohne mich kaputtzumachen, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt und welche Arbeiten ich tendenziell am längsten vor mir herschiebe – also zusammenfassend: es erlaubt mir, mein Arbeitsverhalten zu analysieren und dementsprechend auch realistischer zu planen.

4. Einzelschritte Ich zerlege die anstehende Arbeit, soweit möglich, in Einzelschritte. Das macht das Ganze besser zu bewältigen und überhaupt erst planbar. Ich vergleiche wissenschaftliche Arbeit gerne damit, einen Berg zu besteigen. Wenn ich zu Fuß auf einen Sechstausender rauf will, gehe ich ja nicht einfach los, sondern ich schaue mir eine Karte an: wo kann ich lang, wie weit ist das, wo kann ich mich unterwegs versorgen, wo kann ich übernachten, was muß ich mitnehmen ins Basislager? Wenn ich diese Einzelschritte habe, macht das zugleich den Fortschritt fühlbarer, ich finde es immer schon befriedigend, wenn ich einen davon als erledigt abhaken kann.

5. Übersicht behalten Ich verschaffe mir immer wieder Übersicht: Wo stehe ich in meinem Projekt? Was ist schon gemacht, was muß noch sein, wie weit bin ich mit einzelnen Teilaufgaben? Es ist manchmal unangenehm, die eigene Planung revidieren zu müssen, aber der “Uhrenvergleich” mit der Realität muß sein. Um im Bergsteigerbild zu bleiben: Wenn das Wetter gut ist, kann ich lange Tagesetappen gehen, wenn ich dagegen feststelle, daß die Route, die auf der Karte gangbar aussah, doch nicht begehbar ist (sei es, weil ich die Steigung falsch eingeschätzt habe, weil die Karte veraltet war oder weil da gestern ein Bergrutsch niedergegangen ist), muß ich eine andere suchen. Beim Bergsteigen muß ich mich auch aufs Wetter einstellen, und wenn es stürmt, tue ich mir keinen Gefallen damit, dann eine Gletscherüberquerung zu wagen. Ich habe z.B. auch gerne eine Bücherliste dabei, auf der alle Bücher draufstehen, die ich für das jeweilige Projekt brauche, und ggf. auch, ob ich sie besorgt habe, wo sie stehen etc. – für Literaturverwaltung kann ich übrigens nur empfehlen, sich ein Bibliographieprogramm zuzulegen. Dazu gab’s hier auch schon mal einen Thread.

6. Kreative Methoden Ich weiß nicht, ob Dir Mindmapping, Clustering, Brainstorming, Rapid Writing etc. was sagen. Ich möchte jedenfalls nicht mehr ohne diese Methoden arbeiten – dazu gibt’s aber auch reichlich Bücher.

Viele Grüße xx

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Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details

camilla — Thu, 19 Mar 2009 07:05:48 +0000

Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe. Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans. Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema. Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe:

E markiert meinen Eingang. Neue Aufgaben, alles, was noch verarbeitet werden muß (etwa meine Notizen des Tages), kommt erst einmal dort hinein, abends werden sie durchgegangen und sortiert – neue Aufgaben werden der Wochenagenda hinzugefügt, wenn ich sie sinnvollerweise diese Woche erledige, Ideen und anderes in die entsprechenden Fächer einsortiert.
A ist die Ablage. Alte Aufgabenkarten kommen dorthin, damit ich sie beim Wochenrückblick griffbereit habe und noch einmal ansehen kann. Nach dem Wochenrückblick werfe ich sie weg.
M – “maybe/someday”. Aufgabe, die ich umsetzen möchte, für die ich aber jetzt keine Zeit habe, all die “ich würde gerne mal”- Dinge.
I – mein Sub-Zettelkasten z.b. für Artikelideen, künstlerische Projekte etc.
R bezeichnet Referenz: Ideen, die ich nicht unmittelbar umsetze und auch nicht auf die “maybe/someday”-Liste setze, aber trotzdem behalten möchte (als “da hatte ich doch mal eine Idee”-Reserve).
W – Wiedervorlage: diese Woche noch nicht fällig, wird sinnvollerweise erst zu einem späteren Zeitpunkt getan.

Am Samstag mache ich dann einen Rückblick: Was ist erledigt? Was muß auf die Agenda der nächsten Woche, was gehört in eins der anderen Fächer? Dazu lege ich auf einem A4-Blatt eine Liste an, auf der ich meine Wochenziele nach Lebensbereichen gegliedert aufschreibe: optimalerweise notiere ich pro Lebensbereich nicht mehr als drei Aufgaben. Ich werfe auch meistens einen Blick auf meine Jahresziele, die ich auf einer analogen Liste notiert habe, und sehe nach, wo ich einen Schritt auf ein Jahresziel zu machen kann. (Auch hier habe ich pro Lebensbereich etwa drei Ziele notiert.)

Ich gebe zu: das ist ein komplexes Setup, einiges ginge vielleicht einfacher, und vielleicht verändere ich auch nochmal einiges daran.

Wie fühlt sich das Projekt bisher an? Entspannter und fokussierter als mit Software. Wahrscheinlich wäre die Zen to Done-Regel, nur die drei wichtigsten Aufgaben am Tag verbindlich festzulegen, auch mit Software realisierbar – auf Papier gelingt es mir besser. Zudem ist es mir in den letzten zwei Wochen ganz gut gelungen, etwas entspannter damit umzugehen, wenn einmal etwas liegenbleibt. Mit dieser Entwicklung bin ich durchaus zufrieden.

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Selbstversuch: Zurück zu Papier

camilla — Sat, 28 Feb 2009 11:39:19 +0000

Seit geraumer Zeit verwende ich digitale Helfer (erst ThinkingRock, dann Remember The Milk), um meine Aufgaben zu verwalten. Ich habe festgestellt, daß es mit einem digitalen System zwar leicht fällt, alles, was einen so anspringt, zu erfassen und zu regeln, daß ich mich aber allzu oft im Tagesgeschäft verliere und die längerfristigen Ziele aus den Augen verliere, mich reaktiv nur mit den Aufgaben beschäftige, die mir so hingeworfen werden, statt aktiv anzugehen, was mir wichtig ist und langfristiges Wachstum bringt. (Mir fällt gerade auf, daß ich keine Aufgabenverwaltungssoftware kenne, die so etwas wie eine Anbindung von täglicher Agenda an langfristige Ziele beherzigt: kenne ich ein solches Programm nur nicht, oder gibt es keins?) Zudem bin ich kein Mensch, der ununterbrochen einen Computer oder ein internetfähiges Handy in Reichweite hat. Meine fruchtbarsten Momente finden eher statt, wenn die Datenschleuder aus ist und das Handy nicht klingelt, und mit einem Stift in der Hand denke ich meist tiefer, mutiger und kreativer als auf eine Tastatur eintippend. Darum versuche ich jetzt, einen anachronistischen Weg einzuschlagen: Zurück zum Papier. Ich werde in den nächsten vier Wochen meine Aufgaben mit einem Hipster PDA verwalten, habe mir vorgenommen, die Gewohnheit Nr. 2 aus Zen To Done zu beherzigen, nämlich das Durcharbeiten, und mich zugleich bei der Planung auf drei Hauptaufgaben pro Tag zu beschränken. Was ich davon erwarte, ist eine Verschiebung des Fokus weg vom “regeln” und reaktiven Verwalten hin zu klareren persönlichen Prioritäten und aktiverem Angehen von Zielen, sowie eine bessere Verbindung zwischen meinen langfristigen Zielen und täglichen Agenda. Mal sehen, was ich in vier Wochen darüber berichten kann.

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