Dauerthema E-mail: Da die Kollegen von imgriff.com gerade die “Inbox-Zero-Tipps” von Kevin Rose als Link am Morgen hatten, inspiriert mich das, aufzuschreiben, wie ich denn mit der Flut von E-mails zurechtkomme, die tagtäglich in meinem Postfach landet.
Ich sorge in der Hinsicht nämlich nicht gerade für wenig Input: Beruflich ist e-mail mein Haupt-Kommunikationsmedium, auch privat mache ich eine Menge über Mail (SMS schreibe ich nur, wenn es nicht anders geht – das Tippen auf dem Handy ist mir zuwider), ich bin auf einigen Mailinglisten, und dann sind da noch die unvermeidlichen Newsletter von Diensten, bei denen ich angemeldet bin, Kommentar-Benachrichtigungen vom Blog und so weiter. Eine ziemlich produktivitätstötende Informationsflut, möchte man meinen. Wie bleibe ich trotzdem “obenauf”? Continue reading ‘Wie ich mit E-mails zurechtkomme’
Dauerthema E-mail: Da die Kollegen von imgriff.com gerade die "Inbox-Zero-Tipps" von Kevin Rose als Link am Morgen hatten, inspiriert mich das, aufzuschreiben, wie ich denn mit der Flut von E-mails zurechtkomme, die tagtäglich in meinem Postfach landet.
Ich sorge in der Hinsicht nämlich nicht gerade für wenig Input: Beruflich ist e-mail mein Haupt-Kommunikationsmedium, auch privat mache ich eine Menge über Mail (SMS schreibe ich nur, wenn es nicht anders geht - das Tippen auf dem Handy ist mir zuwider), ich bin auf einigen Mailinglisten, und dann sind da noch die unvermeidlichen Newsletter von Diensten, bei denen ich angemeldet bin, Kommentar-Benachrichtigungen vom Blog und so weiter. Eine ziemlich produktivitätstötende Informationsflut, möchte man meinen. Wie bleibe ich trotzdem "obenauf"?Dafür habe ich einige Strategien. Da ich mit zwei verschiedenen Clients mit verschiedenen Möglichkeiten arbeite, hat sich für Outlook auf der einen und Thunderbird auf der anderen Seite jeweils eine eigene Strate
Welche Universitätsseminare ich besuchte, habe ich im Studium vor allem nach pragmatischen Gesichtspunkten entschieden: oft blieben im Puzzlespiel zwischen zwei Fächern, Veranstaltungen an mehreren Universitäten und wechselnden Brotjobs nur wenige Optionen übrig. Und von diesen wählte ich dann meist das Seminar, dessen Thema mich mehr interessierte.
Wann aber lohnt es sich, ein Seminar zu besuchen, das nicht Pflicht ist und vielleicht neben der Investition in Zeit auch noch Geld kostet? Zweifellos nicht immer: Manche Fähigkeiten kann man sich leicht selbst aneignen, z.B. aus Büchern oder aus dem Internet lernen.
Continue reading ‘Seminare besuchen – wann lohnt sich das?’
Welche Universitätsseminare ich besuchte, habe ich im Studium vor allem nach pragmatischen Gesichtspunkten entschieden: oft blieben im Puzzlespiel zwischen zwei Fächern, Veranstaltungen an mehreren Universitäten und wechselnden Brotjobs nur wenige Optionen übrig. Und von diesen wählte ich dann meist das Seminar, dessen Thema mich mehr interessierte.
Wann aber lohnt es sich, ein Seminar zu besuchen, das nicht Pflicht ist und vielleicht neben der Investition in Zeit auch noch Geld kostet? Zweifellos nicht immer: Manche Fähigkeiten kann man sich leicht selbst aneignen, z.B. aus Büchern oder aus dem Internet lernen.
Die Zeit und eventuell das Geld zu investieren, lohnt sich indessen, wenn
man einen schnellen Einstieg in ein Thema braucht und sich rasch Grundlagen aneignen muß,
man allein nicht “reinkommt” – so ging es mir mit Excel, erst in einem Kurs an der ZEDAT begriff ich, wozu dieses Programm gut ist und wie es funktioniert;
es hilft, die theoretisch angeeigneten Kenntnisse gl
Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließlich Papier für mein Zeitmanagement. Zeit für eine (vorläufige) Bilanz: Mein Setup hat sich im wesentlichen nicht verändert (außer, daß ich den Archiv-Teil abgeschafft habe und erledigte Agenda-Kärtchen gleich wegwerfe); ich nutze nach wie vor einen Karteikasten, einen Hipster PDA und einen Taschenkalender.
Was hat sich verändert?
Ich bin weniger perfektionistisch. Ab und zu entgeht mir tatsächlich etwas, aber das ist nicht schlimm, da ich mich im Großen und Ganzen entspannter fühle; vor allem die Zen To Done-Empfehlung, nur die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festzulegen, ist eine großartige Entlastung. Nicht, daß ich dann nicht trotzdem jede Menge Kleinigkeiten nebenbei erledige; aber durch den Fokus auf “wichtigste”, nicht unbedingt dringlichste Aufgaben fühle ich mich gleichzeitig fokussierter.
Zeit für den wöchentlichen Rückblick zu finden, bleibt anstrengend (wen wundert es: 40-Stunden-Job plus Schreiben für imgriff.com sind viel). Auch an der Balance zwischen dem “Zeug, das so anfällt” und dem großen Überblick arbeite ich noch – und an der gesamten Work-Life-Balance ohnehin. Continue reading ‘Produktiv mit Papier: Die vorläufige Bilanz’
Seit bald einem halben Jahr nutze ich fast ausschließlich Papier für mein Zeitmanagement. Zeit für eine (vorläufige) Bilanz: Mein Setup hat sich im wesentlichen nicht verändert (außer, daß ich den Archiv-Teil abgeschafft habe und erledigte Agenda-Kärtchen gleich wegwerfe); ich nutze nach wie vor einen Karteikasten, einen Hipster PDA und einen Taschenkalender.
Was hat sich verändert?
Ich bin weniger perfektionistisch. Ab und zu entgeht mir tatsächlich etwas, aber das ist nicht schlimm, da ich mich im Großen und Ganzen entspannter fühle; vor allem die Zen To Done-Empfehlung, nur die drei wichtigsten Aufgaben des Tages festzulegen, ist eine großartige Entlastung. Nicht, daß ich dann nicht trotzdem jede Menge Kleinigkeiten nebenbei erledige; aber durch den Fokus auf "wichtigste", nicht unbedingt dringlichste Aufgaben fühle ich mich gleichzeitig fokussierter.
Zeit für den wöchentlichen Rückblick zu finden, bleibt anstrengend (wen wundert es: 40-Stunden-Job plus Schreiben für imgriff.com
Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort für ein Artikelthema.
Abends kommt der Karteikasten zum Einsatz. Als ich ihn kaufte, waren alphabetische Registerkarten dabei, mit denen ich ein paar Fächer gebildet habe: Continue reading ‘Zeitmanagement mit Papier und Stift: Die Details’
Da ich neulich über meinen Selbstversuch, meine Agenda analog zu verwalten, schrieb, will ich hier einen Zwischenstand geben und Euch berichten, wie ich das in ein System umgesetzt habe.
Die beiden Herzstücke meines Setups sind ein kleiner Karteikasten und ein reichlicher Packen Karteikarten im Format A7. Das Format habe ich gewählt, weil ich früher mit A6 gearbeitet habe und sich diese Karten als zu groß erwiesen haben. Ich konnte darauf zu viele Aufgaben notieren. Das kleinere Format zwingt mich zu mehr Fokussierung, außerdem paßt es in die Gesäßtasche einer Jeans.
Ein kleines Bündel dieser Karteikarten nehme ich täglich mit, zusammgehalten mit einer großen Aktenklammer. Auf eine Seite des Stapels kommt eine Karte mit dem Datum und den drei wichtigsten Aufgaben (die ich am Abend vorher, spätestens aber morgens festlege), auf der anderen Seite notiere ich im Lauf des Tages Einfälle, sei das ein Buch, das ich aus der Bibliothek leihen will, eine Einkaufsliste, eine Aufgabe oder ein Stichwort f
Seit geraumer Zeit verwende ich digitale Helfer (erst ThinkingRock, dann Remember The Milk), um meine Aufgaben zu verwalten. Ich habe festgestellt, daß es mit einem digitalen System zwar leicht fällt, alles, was einen so anspringt, zu erfassen und zu regeln, daß ich mich aber allzu oft im Tagesgeschäft verliere und die längerfristigen Ziele aus den Augen verliere, mich reaktiv nur mit den Aufgaben beschäftige, die mir so hingeworfen werden, statt aktiv anzugehen, was mir wichtig ist und langfristiges Wachstum bringt. (Mir fällt gerade auf, daß ich keine Aufgabenverwaltungssoftware kenne, die so etwas wie eine Anbindung von täglicher Agenda an langfristige Ziele beherzigt: kenne ich ein solches Programm nur nicht, oder gibt es keins?)
Zudem bin ich kein Mensch, der ununterbrochen einen Computer oder ein internetfähiges Handy in Reichweite hat. Meine fruchtbarsten Momente finden eher statt, wenn die Datenschleuder aus ist und das Handy nicht klingelt, und mit einem Stift in der Hand denke ich meist tiefer, mutiger und kreativer als auf eine Tastatur eintippend.
Darum versuche ich jetzt, einen anachronistischen Weg einzuschlagen: Zurück zum Papier. Ich werde in den nächsten vier Wochen meine Aufgaben mit einem Hipster PDA verwalten, habe mir vorgenommen, die Gewohnheit Nr. 2 aus Zen To Done zu beherzigen, nämlich das Durcharbeiten, und mich zugleich bei der Planung auf drei Hauptaufgaben pro Tag zu beschränken.
Was ich davon erwarte, ist eine Verschiebung des Fokus weg vom “regeln” und reaktiven Verwalten hin zu klareren persönlichen Prioritäten und aktiverem Angehen von Zielen, sowie eine bessere Verbindung zwischen meinen langfristigen Zielen und täglichen Agenda. Mal sehen, was ich in vier Wochen darüber berichten kann.
Seit geraumer Zeit verwende ich digitale Helfer (erst ThinkingRock, dann Remember The Milk), um meine Aufgaben zu verwalten. Ich habe festgestellt, daß es mit einem digitalen System zwar leicht fällt, alles, was einen so anspringt, zu erfassen und zu regeln, daß ich mich aber allzu oft im Tagesgeschäft verliere und die längerfristigen Ziele aus den Augen verliere, mich reaktiv nur mit den Aufgaben beschäftige, die mir so hingeworfen werden, statt aktiv anzugehen, was mir wichtig ist und langfristiges Wachstum bringt. (Mir fällt gerade auf, daß ich keine Aufgabenverwaltungssoftware kenne, die so etwas wie eine Anbindung von täglicher Agenda an langfristige Ziele beherzigt: kenne ich ein solches Programm nur nicht, oder gibt es keins?)
Zudem bin ich kein Mensch, der ununterbrochen einen Computer oder ein internetfähiges Handy in Reichweite hat. Meine fruchtbarsten Momente finden eher statt, wenn die Datenschleuder aus ist und das Handy nicht klingelt, und mit einem Stift in der Hand denke ich meist t
Es gibt Tage, da stürzen die Aufgaben scheinbar nur so auf einen ein. Irgendwann ist alles zuviel, und man möchte am liebsten ins Bett kriechen und die Decke über den Kopf ziehen. Doch gerade das kommt in so einer Situaltion nicht in Frage.
Meine Strategie dagegen sieht so aus:
Continue reading ‘Was tun, wenn alles zuviel wird?’
Es gibt Tage, da stürzen die Aufgaben scheinbar nur so auf einen ein. Irgendwann ist alles zuviel, und man möchte am liebsten ins Bett kriechen und die Decke über den Kopf ziehen. Doch gerade das kommt in so einer Situaltion nicht in Frage.Meine Strategie dagegen sieht so aus:
Einen Tee oder Kaffee kochen und mir eine kurze Atempause genehmigen.
Mich an einem ruhigen Ort hinsetzen und alle Aufgaben aufschreiben, die mir gerade im Kopf herumspuken.
Fällt mir nichts weiter ein, wird von dieser Liste erst einmal alles gestrichen, was nicht wirklich sein muß oder was ich nicht unbedingt tun will. Hier ist auch der Punkt, zu schauen, ob man eine Aufgabe selbst erledigen muß oder ob man sie an jemand anderen abgeben kann - vielleicht kann z.B. mein Mitbewohner, wenn er morgen ohnehin in die Bibliothek geht, meine geliehenen Bücher mitnehmen.
Die übrigen Aufgaben werden mit einer Priorität versehen, zum Beispiel nach diesem System.
Wahrscheinlich ist immer noch zuviel auf der Liste, um es an ein
Ein persönliches Leitbild zu erstellen, ist in der Regel eine lohnenswerte Investition, kann sich aber auch als überwältigende Aufgabe herausstellen, wenn man nicht weiß, was man von seinem Leben eigentlich will und welche Identitäten man lebt. Manchmal ist darum ein hilfreicher Schritt, vor dem Losschreiben am Leitbild erst einmal zu überlegen, in welchen Rollen man eigentlich durchs Leben geht. Continue reading ‘Rollen, Identitäten und Ziele’
Ein persönliches Leitbild zu erstellen, ist in der Regel eine lohnenswerte Investition, kann sich aber auch als überwältigende Aufgabe herausstellen, wenn man nicht weiß, was man von seinem Leben eigentlich will und welche Identitäten man lebt. Manchmal ist darum ein hilfreicher Schritt, vor dem Losschreiben am Leitbild erst einmal zu überlegen, in welchen Rollen man eigentlich durchs Leben geht. Lothar Seiwert bezeichnet diese Identitäten als Lebenshüte:
Man bringt nicht alles unter einen Hut, aber unter sieben schon, meint dazu Lothar Seiwert. Mit seinem Konzept der «Lebenshüte» sind Rollen gemeint, die man im Leben einnimmt. So kann man Mutter respektive Vater sein und gleichzeitig Mitarbeiter/in einer Firma. Die Zahl der eingenommenen Rollen sollte nicht mehr als sieben betragen, denn spätestens dann können sie kaum mehr richtig ausgefüllt werden. Deshalb gilt es zu beachten: Die einzelnen Lebensbereiche können durchaus mehrere Rollen beinhalten. Innerhalb der Familie etwa kann man sowohl M
In den letzten Jahren meines Studiums führte ich ein Arbeitstagebuch, in dem ich festhielt, was ich wann an welchem Ort gemacht habe, mit ein, zwei Worten zum Gefühl dabei und zur Zufriedenheit. Das half mir erstens gegen das “Ich hab gar nix getan!”-Gefühl und zweitens konnte ich damit feststellen, wann und wo ich am besten arbeite, wieviel Arbeitszeit ich realistischerweise in einem Tag unterbringen kann, ohne mich kaputtzumachen, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt und welche Arbeiten ich tendenziell am längsten vor mir herschiebe – also zusammenfassend: es erlaubte mir, mein Arbeitsverhalten zu analysieren und dementsprechend auch realistischer zu planen. Continue reading ‘Selbstbeobachtung als Grundlage der Planung’
In den letzten Jahren meines Studiums führte ich ein Arbeitstagebuch, in dem ich festhielt, was ich wann an welchem Ort gemacht habe, mit ein, zwei Worten zum Gefühl dabei und zur Zufriedenheit. Das half mir erstens gegen das "Ich hab gar nix getan!"-Gefühl und zweitens konnte ich damit feststellen, wann und wo ich am besten arbeite, wieviel Arbeitszeit ich realistischerweise in einem Tag unterbringen kann, ohne mich kaputtzumachen, was wieviel Zeit in Anspruch nimmt und welche Arbeiten ich tendenziell am längsten vor mir herschiebe - also zusammenfassend: es erlaubte mir, mein Arbeitsverhalten zu analysieren und dementsprechend auch realistischer zu planen.
Ein anderer Weg zur Selbstbeobachtung ist das farbige Tagesprotokoll. (Diese Methode habe ich von Roland Hahne gelernt.) Dazu benutze ich eine Tabelle (leicht in Excel, OpenOffice oder Google Docs anzufertigen), die je ein Feld für die 24 Stunden des Tages hat, mit sieben Spalten (eine pro Wochentag), und vier bis fünf farbige Stifte. Wo die Woche
Zu den Methoden, die meine Produktivität am meisten verbessert haben, gehört die Zeitbeschränkung. Wenn ich an einer Aufgabe, die mir langwierig vorkommt und/oder bei der ich mich erfahrungsgemäß in Details verliere, arbeiten will, beschränke ich gerne die Zeit, die ich am Stück daran arbeite, auf eine überschaubare Zeitspanne. Continue reading ‘Wunderwaffe Kurzzeitwecker oder: Vom Nutzen der Zeitbeschränkung’
Zu den Methoden, die meine Produktivität am meisten verbessert haben, gehört die Zeitbeschränkung. Wenn ich an einer Aufgabe, die mir langwierig vorkommt und/oder bei der ich mich erfahrungsgemäß in Details verliere, arbeiten will, beschränke ich gerne die Zeit, die ich am Stück daran arbeite, auf eine überschaubare Zeitspanne. Denn:
Ein "sportliches", aber zu bewältigendes Zeitlimit hilft bei der Fokussierung.
Ein absehbares Ende senkt den Widerstand, eine Aufgabe überhaupt anzugehen.
Bin ich mir bewußt, daß meine Zeit beschränkt ist, bildet das ein Gegengewicht zu überzogenem Perfektionismus.
Zeitbeschränkung hilft, mich nicht in kleinteiliger Detailarbeit zu verlieren bzw. daraus auch wieder aufzutauchen und das Ganze im Blick zu behalten.
Ein Psychologe erzählte mir dazu eine Geschichte aus der Schreibforschung, die mich sehr beeindruckt hat. Da gab es einmal einen Studenten, der nicht eine Minute konzentriert an einer Sache arbeiten konnte. Er fing damit an, sich nur eine Min
